Деловая переписка на английском – фразы и советы / Нетология corporate blog / Habr

Этот совет для тех, кому навык деловой переписки нужен для работы. В разных компаниях могут быть свои местные причуды насчет переписки. Например, где-то считается моветоном обращаться по имени, а где-то посмеются, если вы напишете “Dear Paul” вместо “Hi Paul”. Спросите у коллег, что и как у вас принято, почитайте их каждодневную переписку – это работает лучше всяких учебников по бизнес-английскому.

langformula.ru

Деловая переписка на английском языке: тонкости бизнес-общения

Из этой статьи вы узнаете:

• Какие правила необходимо соблюдать, ведя деловую переписку на английском языке

• Как ведется деловая переписка на английском языке с представителями разных стран

• Как вести деловую переписку на английском языке по электронной почте

• Какие фразы использовать при деловой переписке на английском языке

Современный мир открыт людям, владеющим иностранными языками. Это уже скорее насущная потребность, нежели увлечение. Сотрудничество предпринимателей из разных стран никого не удивляет. Поиску партнёров и поддержанию контактов способствует умение вести деловую переписку. Поскольку в мире бизнеса документам и официальным письмам уделяется особое внимание, обсудим все требования, которым должна соответствовать деловая переписка на английском языке на конкретных примерах.

По каким правилам ведется деловая переписка на английском языке

Очевидно, что умение писать официальные письма на английском языке – важный навык для компаний, работающих с иностранными партнерами. Свободное владение языком, знание деловой этики и делопроизводства могут быть определяющими критериями отбора кандидата на вакантное место в организации.

Проведем условное деление деловых писем на две большие группы:

1. Письма в свободной форме.

2. Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

Составление писем в свободной форме – более сложная задача, поскольку шаблонные письма требуют лишь соблюдения формы, и чаще всего в организациях разработаны типовые бланки, а также инструкции по их заполнению. Поэтому имеет смысл потратить время и познакомиться с правилами свободного изложения текста. Различные сопроводительные документы, заявки, отчёты и прочие письма, имеющие унифицированную форму, вы освоите в процессе работы.

Рекомендуемые к прочтению статьи:

Начать знакомство с правилами ведения деловой переписки следует с определения текстовых блоков, содержащихся в деловом письме на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

Адрес отправителя

Правый верхний угол отводится под указание сведений об отправителе, которые располагаются в строго определенном порядке без использования знаков препинания.

Дата

Отступив на три строки вниз, укажите дату составления письма. Правилами деловой переписки допускаются различные форматы написания сведений о времени написания документа:

October 29, 2017.

29 October, 2017.

29th October, 2017.

October 29th, 2017.

29 Oct. 2017.

Использование только числовых обозначений даты – не лучший вариант, поскольку в странах, где говорят на английском языке, могут неправильно прочесть запись вследствие наличия специфичных правил написания такой информации. В частности, отличается порядок указания конкретной даты, месяца и года в Англии и США.

12.10.2017 – 12 октября 2017 (Европа и Англия).

12.10.2017 – 10 декабря 2017 (Америка).

Реквизиты получателя

Данные адресата размещаются в левой части листа. Перечень сведений и порядок их указания сходен с последовательностью реквизитов отправителя. И все же, некоторые отличия есть.

Обратите внимание на значимость обращения к собеседнику при ведении деловой переписки. В английском языке принят ряд сокращений, призванных продемонстрировать уважительное отношение к собеседнику: мужского пола – Mr, женского пола – Ms. Обращаясь к замужней женщине, принято использовать приставку Mrs, к не состоящей в браке – Miss.

Приветствие

Первое, что прочтет ваш собеседник – адресованные ему приветственные слова. Манера обращения напрямую зависит от того, насколько хорошо вам знаком адресат. Деловая переписка предполагает использование стандартных фраз: Dear Mrs/Ms и фамилия собеседника на английском языке. Если письмо надо написать человеку, чье имя вам не известно, следует воспользоваться словосочетанием Dear Sir or Madam. Адресуя послание нескольким лицам, начните его с фразы: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. В ряде случаев допускается отступление от формальных правил, в частности, обращение по имени: Dear Mary. Обратите внимание: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском варианте – двоеточием.

Основная часть

Следующий раздел письма передает суть послания отправителя, поэтому требует особенно тщательной проработки.

Начинается письмо с лаконичного вводного предложения. В случае, когда вы продолжаете уже начатую переписку с деловым партнером, вступление на английском языке может выглядеть так:

Избегайте употребления сокращенных форм сказуемых I’m, you’re и т.п. при составлении официальных деловых посланий.

Цели и причины вашего обращения должны быть изложены с соблюдением всех правил английского языка и логично приводить к сообщению об ожидании обратной связи. Правильность понимания текста собеседником обеспечивает грамотная разбивка письма на небольшие абзацы, где мысль завершена, без использования красной строки/табуляции. Этот блок рассмотрим позднее на практических примерах.

Заключение

Завершая послание, прибегните к использованию стандартных фраз, выражающих благодарность, заверения в ожидании ответа, предложения сотрудничества, приглашение к последующему общению.

Подпись

Вежливый тон должен быть выдержан во всех разделах письма. Поэтому перед тем, как указать свое имя, прибегните к принятым в деловой переписке пожеланиям всех благ или выражению уважения. На английском языке подобные фразы выглядят так:

Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику).

Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату).

Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание).

Отделив данную фразу запятой, спуститесь на строку ниже и подпишите документ, а также укажите свои имя, фамилию и должность.

Если вы планируете присоединить к вашему письму какие-либо документы, их перечень указывается сразу после подписи. Правилами деловой переписки предусмотрено использование сокращения Enc., что в переводе с английского языка означает «Приложение» (enclosure), после которого идет перечисление приложенных документов.

Читайте материал по теме: Как написать деловое письмо на английском, чтобы произвести хорошее впечатление

Деловая переписка на английском языке с представителями разных стран

Культурные традиции разных стран порой серьезно различаются, даже если для общения выбран такой универсальный язык, как английский. Эти особенности важно учитывать, ведя переписку с зарубежными партнёрами.

Китай, Япония, арабские страны

В странах азиатского региона и на востоке вежливость ценится особо, поэтому постарайтесь включать в письмо максимально вежливые формы, особенно в начале знакомства. Возможными вариантами, учитывающими правила этикета, могут быть следующие фразы:

• Hope this email finds you well. – Надеюсь, у вас все хорошо.

• Sorry for bothering you. – Прошу прощения за то, что отвлекаю.

• Might I take a moment of your time? – Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

• I would be grateful if you could… – Я бы был очень признателен, если бы вы могли…

• Could you please be so kind… – Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Вежливость к партнерам следует сочетать с более лаконично составленным текстом:

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. – Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь.

• I would appreciate your help in this matter. – Буду признателен за вашу помощь.

• I await a response at your earliest convenience. – Ответьте при первой возможности.

США

Оборотами речи, которые должны присутствовать в письме по правилам этикета, можно пренебречь. Исключение составляют ситуации, когда вашим собеседником является стоящий выше вас коллега или партнер. Четко опишите ситуацию и ваши ожидания. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.

Африка, Южная Америка

Вопросы на личные темы в деловой переписке могут иметь место при общении с человеком, который вам знаком. Уточните, как дела у собеседника, как поживает его семья. Это будет воспринято положительно, и отношения с партнером станут более надежными.

Читайте материал по теме: Бизнес-английский по скайпу: за и против

Деловая переписка на английском языке: примеры писем и фразы

Под понятием «официальное письмо» подразумевается большое количество документов, составление которых преследует разные цели. Это может быть запрос, предложение коммерческого характера, жалоба, извинения, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т.п. Данный раздел посвящен обсуждению правил и примеров составления деловых писем на английском языке, используемых клише. Для удобства разделим образцы на группы.

Заявление

Многие планируют трудоустроиться на работу в иностранную компанию. При этом лишь единицы понимают, что даже правильно составленным заявлением можно зарекомендовать себя с положительной стороны. Кроме информации, изложенной ранее в статье, в письме можно использовать различные фразы.

Полностью оформленное заявление приобретет следующий вид:

Artem Kosarev

14 Green St

Birmingham B48 7JN

United Kingdom

29 Oct. 2017

Frost logistic ltd

23 Groove St

London WZ2 EA4

United Kingdom

Dear Sirs,

My name is Artem and I am writing in response to your advertisement for a computer operator in today’s Independent newspaper.

I have an experience of work as a computer operator for Trust General Company and appropriate education. I would like to apply for this job because I decided to move to London. I am a reliable person and would be a good worker for you. I am ready to come to an interview at any time.

Thank you for your attention.

Yours faithfully,

Artem Kosarev

Enc. Resume

Запросы и просьбы

Рассматриваемый тип корреспонденции часто используется для получения необходимых документов в деловой переписке. Например, это может быть письмо-просьба о предоставлении дополнительной информации, такой как каталог продукции для ознакомления с образцами и заключения договора. Запрос или просьба на английском языке могут выражаться устоявшимся выражением, используемым в переписке нередко.

Dear Mr Brams

I am writing with reference to your advertisement in Guardian. Can you give me some information about your proposal? I would like to receive a copy of your latest price-list. I also wonder if it is possible to get discounted price for buying in volume.

Thank you and I am looking forward to hearing from you.

 Yours sincerely,

Kate Gordon

Sales Manager

T&K Corporation

Читайте материал по теме: Изучение английского языка удаленно – обучение без границ

Жалоба

Если сотрудники контрагента допустили ошибку или услуги по качественным показателям не соответствуют условиям договора, в практике деловой переписки прибегают к составлению претензионных писем. Жалобы и требования формулируют в стиле, предполагающем формальное общение. Допустимо использовать следующие шаблонные выражения на английском языке:

Текст письма должен содержать описание произошедшего, предполагаемых причин, могут потребоваться и документы, подтверждающие факт нарушения достигнутых договоренностей.

Dear Ms Melts,

I’m writing to complain about ineffective work of your delivery service.

On the 13th of December I ordered from you ten computers and six laser printers. I had especially stipulated delivery with your manager for 20th of December that to ensure punctual arrival. Today is 22th of December and the equipment I ordered has still not been delivered.

I would like to receive my purchases as soon as possible. I hope that you will deal with my problem promptly as it is causing me considerable inconvenience.

 Yours sincerely,

Bob Murray

Ответы и извинения

Еще один вариант писем – ответные сообщения и извинения на английском языке в деловой переписке. Отвечая на сообщение партнера, поблагодарите его за полученное письмо, тактично объясните причины возникших проблем, изложите возможные варианты выхода из сложившейся ситуации. Приведем примеры фраз, соответствующих стилю делового общения.

Рассмотрим пример.

Dear Mr Murray,

Please accept our apologies for the recent problems you had regarding our delivery service.

Our company recently had experienced some problems with the software. The vendor has since applied a patch, and our systems are now 100% functional. Please be assured that you will receive your order not later, than the day after tomorrow.

To compensate for the inconvenience caused we have applied a 20% discount on equipment you ordered. We value your custom highly.

Sincerely,

Nick Harley
Customer Service Manager

Читайте материал по теме: Собеседование на английском языке: подготовка, вопросы, рекомендации

Деловая переписка на английском языке по e-mail

В межличностном общении электронная почта используется редко, ее место практически полностью занято различными социальными сетями и мессенджерами. Общение с деловыми партнерами – совсем другое дело: рабочие вопросы принято решать посредством телефонного общения и обмена письмами.

Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?

Этот вопрос, как правило, возникает внезапно, специалист не успевает подготовиться заранее, а потому вынужден импровизировать. В ряде случаев это приводит к потере важной информации из-за неверно воспринятых данных.

Необходимо запомнить правила произношения электронного адреса:

• Символ ‘@’ читается как at, ни в коем случае не dog!

• Точка в адресе электронной почты называется dot, а не point, full stop или period .

• Символ ‘-‘ читается как hyphen, иногда не вполне корректно называют dash (dash — это тире, то есть более длинный вариант hyphen).

• Символ ‘_’читается как underscore, реже: understrike, low dash, low line.

Примеры:

Если в адресе использованы слова, нет смысла читать их по буквам. Это не касается адресов, в составе которых есть имена собственные, трудные по написанию, личные имена и фамилии, случайная последовательность букв. В таких случаях не стоит полагаться на то, что партнер без проблем поймет вас, произносите данные по буквам:

• [email protected] — a l y o n u s h k a at nomail dot net.

Для вашего собеседника могут быть гораздо более известны такие доменные зоны, как com, net, org – произносите их одним словом. Не имеющие такого распространения домены, например, ru, лучше стоит назвать по буквам.

• [email protected] — example underscore address at mail dot r u.

Композиция текста email на английском языке

Письмо должно быть более содержательным, чем простое текстовое сообщение, которыми принято обмениваться в мессенджерами или с помощью различных средств связи («text» – обобщенное наименование коротких сообщений, «texting» – процесс переписки). Но не менее важным является и требование четкой формулировки мыслей при соблюдении этики общения.

Вам может пригодиться информация о принятых в английском языке сокращениях по наименованию адресата:

• gov — правительственная организация;

• edu — образовательное учреждение;

• org — организация;

• com — корпорация, компания;

• net — интернет-компания;

• mil — военное ведомство.

«Шапка» электронного делового письма состоит из следующих пунктов:

Составляя письмо, учтите ряд важных правил:

• не пишите весь текст строчными буквами, потому что получателю будет неясно, как расценить данное сообщение;

• не используйте бранных и жаргонных выражений;

• излагайте информацию четко;

• сообщите о наличии прикрепленных файлов, иначе они могут остаться незамеченными вашим собеседником;

• ограничьте применение сокращений и смайлов;

• пишите кратко и лаконично.

Главные составляющие электронного письма:

1. Приветствие — желательно обращаться к собеседнику по имени, если оно вам известно.

2. Вступление — в ситуациях, когда приходится отправлять письмо незнакомому человеку, следует коротко представиться.

3. Цель сообщения — данная часть email отводится под указание причин вашего обращения.

4. Подробности — при наличии каких-либо важных обстоятельств, которые могут повлиять на исход дела, сообщите о них собеседнику по деловой переписке. В случаях, когда вы ожидаете ответных действий от партнера, напишите об этом и постарайтесь, чтобы сообщение было понято однозначно.

5. Подпись — завершите письмо, применив одну из форм вежливости, а затем подпишите его, указав имя, фамилию, если уместно – место и адрес работы, а также контактный номер телефона.

Разберем подробнее приветствие и подпись — они пишутся шаблонно.

Варианты приветствия в электронном письме на английском

В большинстве случаев просто пишут «Hello и имя адресата», например: Hello James.

Более формально: Dear James.

Пусть вас не смущает обращение «Dear» — в формате делового общения это означает «уважаемый/ уважаемая». По правилам английского языка, после слов «hello» или «dear» не надо ставить запятую. Когда предполагаемый адресат неизвестен, например, вы пишете в «HR department» какой-либо компании, напишите «Hello», «Dear Colleagues» (если это коллеги), «Dear All» (группе коллег), «Dear HR department».

Вам могут встретиться такие обращения к незнакомому мужчине или женщине, как: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam в случае, когда пол собеседника неизвестен, либо To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Использование в деловой переписке первых двух выражений не рекомендуется, поскольку вы можете ошибиться с полом адресата, оставшиеся два варианта считаются устаревшими, хотя до сих пор находят применение при общении партнёров на английском языке. Если есть такая возможность, лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделу/департаменту (Dear Marketing Department).

В случаях, когда вашим письмом продолжается переписка, либо сообщение будет отправлено знакомому человеку, коллеге, обращение может не предваряться приветственным словом, например, просто «James». Приветствовать друг друга в каждом письме в течение одного дня не обязательно.

Читайте материал по теме: Русские имена на английском языке: пишем и произносим правильно

Как завершить email

Основы деловой переписки на английском языке допускают завершение письма указанием своих имени и фамилии, но лучше добавить какое-нибудь вежливое пожелание собеседнику. Среди самых популярных:

• Best regards! (или просто «Regards!») — С наилучшими пожеланиями!

• Kind regards! — то же самое.

• Best wishes / Warm wishes – то же самое.

Из школьной программы или курса английского языка в институте вы можете вспомнить фразы: «Sincerely yours» или «Faithfully yours», что в переводе звучит как «искренне ваш». В деловой переписке они применяются все реже и считаются излишне формальными и устаревшими. Собственно, как и «искренне ваш» по-русски. А вот фразу «Sincerely» в конце письма можно встретить нередко.

Есть некоторые правила, руководствуясь которыми можно легко составить электронное письмо партнеру:

Упрощайте предложения, избегайте сложных конструкций, нагромождения слов. В деловой переписке всему этому нет места. Цель, которую вы преследуете – максимально четко донести информацию до собеседника. Проанализируйте текст и решите, что именно затрудняет понимание письма, а затем сократите лишнее.

Нет:
You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. – Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да:
John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. – Джон Джонсон сейчас работает над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

• Откажитесь от жаргонизмов.

Жаргонные слова и деловая переписка не совместимы между собой. Даже если вы общаетесь с коллегами, которые понимают смысл вашего сообщения, письмо может быть переадресовано совсем другим лицам и вызвать проблемы.

• Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника.

Даже в русском языке есть фамилии, по которым нельзя однозначно определить пол носителя. С английским языком ситуация сложнее: окончания слов ни о чем не говорят, ряд имен могут носить представители обоих полов. Например, сумеете ли вы определить, с кем имеете дело, если имя собеседника Jody Jonson?

Чтобы с достоинством выйти из ситуации, заблаговременно расспросите коллег, найдите аккаунт интересующего человека в социальных сетях, постарайтесь найти о нем информацию. Перепутав Mr Johnson с Mrs Johnson, вы поставите себя в неловкое положение.

• Откажитесь от шуток и личных комментариев.

Не будьте излишне формальным, но будьте профессионалом. Ошибкой будет использование в деловой переписке шуток, сарказма в общении с англоязычными партнерами. Вы можете показаться бестактным, остаться непонятым. Важно ясно и конкретно излагать суть сообщения.

• Уберите предлоги там, где это возможно.

Избыток предлогов усложняет восприятие текста и создает эффект «воды». К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy – «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting – «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Подбирайте синонимы слов, в которых отсутствуют предлоги. Сравните: generate вместо come up with (придумать), determine вместо find out (выяснить).

• Избегайте восклицательных знаков.

Текст не передаёт эмоционального состояния отправителя корректно, поэтому использование восклицательного знака может быть ошибочно воспринято как повышение тона.

Пытаясь обратить внимание собеседника постановкой большого количества восклицательных знаков, можно добиться обратного эффекта: важные нюансы ускользнут от внимания.

• Ограничьтесь пятью предложениями.

Известное высказывание Гая Кавасаки гласит: если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени. Воспользуйтесь им как действенной рекомендацией.

• Используйте короткие слова, предложения и абзацы.

Подумайте о том, как ваш собеседник будет читать сообщение. Вполне возможно, что он воспользуется телефоном или планшетом, и длина текста будет играть значительную роль в том, как скоро вы получите ответ. Если написанное вами письмо достаточно лаконично, весьма велики шансы, что его очень быстро прочитают, так что умение кратко излагать мысли – ваше преимущество.

Простота текста – ещё один ваш союзник. Не перегружайте своего собеседника по деловой переписке лишней информацией. Прежде всего, это не выгодно вам. Чем запутаннее вы пишете, тем труднее понять суть сообщения.

Нагромождение терминов может быть не только избыточным, но и показаться излишне высокомерным. И уж совсем неприятно, если при этом вы употребите слово не в том значении.

• Откажитесь от страдательного залога.

Нет: The information was sent me by Peter – Информация была отправлена мне Петром.
Да: Peter sent me this information – Петр отправил мне эту информацию.

• Используйте списки.

Если вас интересует мнение партнера по деловой переписке, какая из альтернатив должна быть выбрана, предложите ему варианты в виде пронумерованного списка. Так можно избежать односложного ответа, непонятного вам. Чтобы ваш собеседник дал быстрый и точный ответ, он должен получить короткий и понятный текст сообщения. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других случаях списки структурируют текст и помогают пониманию.

• Поставьте дедлайн.

Есть разные способы заострить внимание собеседника на значимости срока ответа. Укажите в письме конкретную дату, до которой необходимо получить отклик.

• Излагайте в теме суть письма.

Думайте о человеке, с которым ведёте переписку. Открывая почту и видя там не менее двадцати писем различной тематики, что должен понять адресат о цели вашего сообщения? Изложите тему письма так, чтобы даже беглого просмотра было достаточно, чтобы уловить, о чем оно. Плохая идея – писать абстрактные и оторванные от самого письма темы вроде «Please read it», «Important», «Hi». Пишите конкретнее: «Booking Approval», «Flight Delayed to 12:00 a.m.», «Orientation at 9:00 on Tuesday», «Schedule for May».

• Будьте вежливы.

Деловая переписка на английском языке ведётся с соблюдением требований этикета. Помните о том, что общаться с людьми невежливыми не очень приятно, а в мире бизнеса и без этого достаточно сложностей.

Пропустив такое, казалось бы, не несущее смысловой нагрузки слово «please», можно построить фразу, больше напоминающую приказ, что лишь усугубит эмоциональную сухость письма.

• Send me the annual report. — Пришли мне годовой отчет (приказ).

• Please, send me the annual report. — Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).

Приказной тон совершенно неприемлем, когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90 % писем в деловой переписке).

• Если нужно, структурируйте письмо.

Какую бы информацию вам ни пришлось излагать, поработайте с текстом, выделите его структурные элементы. Создайте в тексте список там, где он уместен.

• Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.

Некоторые письма оставляют в недоумении: автор уведомил о каком-либо факте или ожидает встречных действий от получателя? Если подразумевается, что после прочтения собеседник должен ответить, переслать сообщение, сделать что-либо еще, убедитесь, что формулировка письма содержит четкие указания на этот счет.

• Проверяйте письмо перед отправкой.

Прежде чем отправить письмо, прочитайте его еще раз. Важно убедиться, что сообщение составлено по всем правилам этики, не содержит двусмысленных положений, оно краткое и понятное. В деловой переписке вполне допустимы неочевидные ошибки, например, наличие лишней запятой. Это не критично, даже многие носители английского языка не могут похвастаться стопроцентной грамотностью. Однако это не касается грубых неточностей и опечаток – их быть не должно.

• Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.

Работа в компании предполагает также и возможность обмена опытом. Важно поучиться у коллег и ознакомиться с образцами писем именно потому, что часто разным организациям присущи собственные правила, в соответствии с которыми ведётся переписка с бизнес-партнерами. К тому же, так вы гораздо быстрее научитесь составлять письма.

Читайте материал по теме: 17 причин, почему важно знать английский язык

Деловая переписка на английском языке без ошибок + полезные фразы

Приветствие на английском языке в деловой переписке не обязательно составляется с использованием шаблонных слов. Начать или закончить письмо можно так:

I hope you are doing well — Надеюсь, у вас все хорошо. Широко используемый аналог фразы «How are you?». Если ваше приветствие должно носить более формальный характер, напишите: I hope this email finds you well.

I just wanted to update you on… — Я просто хотел дополнить, что… Таким образом вы сумеете обратить внимание собеседника на некоторые важные моменты, которые были ранее упущены.

 I just wanted to let you know that… Я просто хотел сообщить вам, что… Воспользовавшись данной фразой, можно не только дополнить уже известную информацию, но и начать письмо о значимых деталях, касающихся рабочих моментов.

FYI — сокр. от For Your Information. Данная фраза означает «примите к сведению». О необходимости избегать сокращений уже говорилось ранее. Допустимо сокращать слова при обсуждении рядовых вопросов в переписке с коллегами. Если письмо адресовано незнакомому вам человеку или клиенту, пишите фразы полностью.

Please find (see) attached — в буквальном переводе фраза звучит как «найдите во вложении». В действительности, ею вы дадите понять собеседнику, что к письму прилагаются иные документы. Например: Please find attached the report — Доклад во вложении.

For futher details — означает «более подробно», «за более подробной информацией». Фраза удачно сочетается со ссылками и уместна в конце делового письма: For futher details please contact my assistant — За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.

I look forward to your reply / hearing from you —Жду (с нетерпением) вашего ответа. Данной фразой вы заостряете внимание собеседника на том, что ждёте обратной связи.

Thank you for your time — Спасибо за то, что уделили мне время. Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.

www.englishpatient.org

Деловая переписка на английском языке [АйТи бубен]

• Деловые сообщения начинаются с приветствия. В тексте автор что-то утверждает, сообщает, спрашивает, отвечает, обсуждает, просит.

• Суть следует излагать в первом абзаце.

• Все слова в наименованиях фирм, организаций и их подразделений пишутся с прописной буквы, за исключением предлогов, артиклей и союзов. Такое же правило написания относится к наименованиям должностей. С прописной буквы пишутся также все слова в указании на общее содержание письма, наименование документов, валют, товаров.

Время становится все более дорогим и люди не хотят читать лишних слов. Меньше слов – меньше ошибок.

Приветствие и прощание

• Greetings, если вы не знаете кто будет читать ваше письмо. Переводится: приветствия. Hello! Greetings for the day!

• Dear Madam or Sir можно использовать вместо Greetings.

Выбор правильного прощания в деловых письмах зависит от знакомства с получателем.

• Best wishes / Best regards, <your name> — обращается к друзьям/сослуживцам (Dear [имя]).

• Yours faithfully, <your name> — заключительная фраза в официальном письме, начинающемся с обращения, в котором не указывается имя или фамилия адресата; например, Dear Sir, Dear Madam, Dear Sirs. Переводится: С уважением, преданный или преданная Вам, с совершенным почтением.

• Yours sincerely, <your name> — фраза в конце письма, начинавшегося с обращения, в котором указывается имя или фамилия адресата; например, Dear Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия]. Yours sincerely, Mary. — Искренне Ваша, Мэри.

Вступление (первый абзац)

Примеры формального вступления (первый абзац):

• Following our meeting / phone conversation, … В продолжение нашей встречи/переговоров, …

• With reference to … Со ссылкой на …

• Regarding our … Относительно …

• I’m writing to confirm … Пишу подтвердить …

• Hope you are doing well, I checked with my billing team … — Надеюсь у вас всё хорошо, …

Ссылки на предыдущие письма

Вводные строки деловых писем ссылаются на предыдущую переписку, объясняют способ нахождения получателя или причину обращения.

• After having seen your advertisement in …, I would like … После просмотра Вашей рекламы в …, я бы хотел …

• After having received your address from … , I … Узнав Ваш адрес из …, я …

• I received your address from … and would like … Я получил Ваш адрес из … и хотел бы …

• I am writing to enquire about … Обращаюсь для справки о …

• I/We recently wrote to you about … Я/мы недавно писали Вам о …

• Further to our letter of … we … В дополнение к нашему письму от … мы …

• Thank you for your letter of [date] Благодарю за Ваше письмо от [дата]

• Thank you for your letter regarding … Спасибо за Ваше письмо относительно …

• Thank you for your letter/e-mail about … Благодарим за Ваше письмо о …

• In reply to your letter of [date], … В ответ на Ваше письмо от [дата], …

• In reply to your letter of … we are glad(pleased) to inform you that … В ответ на Ваше письмо от … мы рады сообщить Вам, что …

• In accordance with your order of … В соответствии с Вашим заказом от …

• In accordance with your request of… В соответсвии с Вашим запросом от…

• With reference to your fax dated … we are pleased to confirm that … Ссылаясь на Ваш факс, датированный …, мы рады подтвердить, что …

• With reference to your letter of [date] … Ссылаясь на Ваше письмо от [дата] …

• We refer to our letter regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …

• We refer to our telephone conversation regarding… Ссылаясь на наш телефонный разговор относительно…

• Referring to your letter of … Ссылаясь на Ваше письмо от …

Заключение

Заключительные строки деловых писем предваряют будущие события, повторяют извинения или предлагаю помощь.

• If you require any further information, don’t hesitate to write me. Если вам потребуется дополнительная информация, не стесняйтесь, пишите мне.

• Thank you in advance for quick reply. Спасибо заранее за быстрый ответ.

• I am (We are) looking forward to your calling. — Я(Мы) с нетерпением жду вашего звонка.

• Once again, I apologize for any inconvenience. Повторно извиняюсь за неудобство. / И еще раз хотелось бы извиниться за беспокойство.

• Looking forward to a mutually beneficial relationship. — Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество.

• If you are not willing to accept this invoice, please inform us as soon as possible by replying to this e-mail letter. — Если вы не готовы принять этот счет, пожалуйста, сообщите нам как можно скорее, ответив на это письмо на почту.

• If you require any further information, feel free to contact me. Если Вам понадобится дополнительная информация, прошу связаться со мной.

• I look forward to your reply. Жду Вашего ответа. С нетерпением жду Вашего ответного письма (ответа).

• I look forward to hearing from you. Жду обратной связи. / С нетерпением буду ждать вестей от Вас (тебя). / Надеюсь на Ваш скорый ответ.

• I look forward to seeing you. До встречи. /С нетерпением жду нашей встречи. / Будем рады встретиться с Вами.

• We are looking forward to hearing from you. Ждём Вашего ответа.

• We look forward to your reply. Ждём Вашего ответа.

• Please advise as necessary. Прошу сообщать по необходимости.

• We look forward to a successful working relationship in the future. Надеемся на успешное взаимодействие в будущем.

• Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. В случае заинтересованности не стесняйтесь обращаться ко мне

• We hope that we may continue to rely on your valued custom Надеемся и дальше полагаться на Вашу постоянную клиентуру

• I would appreciate your immediate attention to this matter. Буду благодарен за Ваш скорейший отклик на это.

• Your early reply will be appreciated. Заранее благодарим Вас за скорый ответ.

• We would appreciate your cooperation on this matter. Будем благодарны Вам за сотрудничество в этом вопросе.

• I would appreciate your immediate attention to this matter. Хотелось бы выразить Вам признательность (Благодарим) за оперативность в рассмотрении данного вопроса.

• Awaiting your prompt reply В ожидании скорейшего ответа

• Feel free to send the feedback to me. Не стесняйтесь, присылайте обратную связь для меня.

• Feel free to contact us for further information. Если Вам необходима дальнейшая информация, просим связаться с нами.

• Feel free to contact us if you have any other questions or comments. Если у Вас есть какие-либо другие вопросы или комментарии, просим связаться с нами.

• If you have any questions or comments on the above mentioned do not hesitate to contact us. Если у Вас имеются вопросы или замечания по вышесказанному, пожалуйста, не замедлите связаться с нами.

• If you require any further information we shall be happy to let you have this, on request. Если Вам потребуется какая-нибудь дополнительная информация, мы будем рады предоставить Вам ее по Вашей просьбе.

• If we can be of further assistance to you, do not hesitate to write us. Если мы сможем в дальнейшем быть Вам полезны, не замедлите написать нам.

Извинения

• Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.

• If you like to continue this conversation, please feel free to call(contact) with me: Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной с помощью: (телефона или email)

• We very much regret to say, that… К большому сожалению, сообщаем, что…

• We apologize for… Мы извиняемся за …

• Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…

• I am sorry that…Прошу извинить за то, что…

• I am sorry for (см.герундий если извинения за прошедшие действия, а не текущие) — Я извиняюсь за что-то (Я виноват в чем-то). Пример: I’m sorry for the delay of response. — Я прошу прощения за задержку ответа.

• I am sorry, but I cannot be of assistance to you in this matter. Извините, но я не могу помочь Вам в этом деле.

• I was extremely sorry that… Я очень виноват в том, что…

• I must apologise that… Должен извиниться за то, что…

• I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…

Приложения к письму

• Please see the attached file … Пожалуйста, смотрите прикреплённый(приложенный) файл …

• We enclose / are enclosing … Мы прилагаем …

• We are attaching to this letter… Мы прилагаем к этому письму…

• We are sending you … under separate cover Отдельно направляем Вам …

• Please enclose … with your reply … Просим приложить к Вашему ответу …

• Enclosed you will find a copy of the contract. Копия договора прилагается.

Соединительные словосочетания структурируют деловую переписку.

• Apart from the above … Помимо вышеуказанного …

• As requested by you … В соответствии с Вашей просьбой…

• At the same time we would like to remind you that… Одновременно хотели бы напомнить Вам, что…

• Besides … Кроме того …

• First of all / In the first place … В первую очередь …

• Please note that … Просим принять во внимание, что …

• Further to the above … (In addition to the above …) В дополнение к вышеуказанному …

• In accordance with the contract inclosed … В соответствии с прилагаемым контрактом …

• In case of your refusal… В случае Вашего отказа…

• In case of your failure to make payment… В случае неуплаты…

• In case of delay in delivery (in payment) … В случае задержки в поставках (в уплате)

• In fact … Фактически …

• In this connection … В связи с этим …

• In connection with your request … В связи с вашей просьбой …

• In view of the above … Ввиду вышеизложенного …

• It is self understood …It goes without saying … Само собой разумеется, что …

• On the other hand … С другой стороны …

• Otherwise we shall have… В противном случае мы будем вынуждены…

• Moreover … Более того …

• Nevertheless … Тем не менее …

• The matter is/ The point is … Дело в том, что …

• To avoid delay in … Во избежание задержки в …

• Under the… enclosed… В соответствии с прилагаемым…

• We are sure (confident) that… Мы совершенно уверены, что…

• We are taking the opportunity to remind you that … Пользуясь возможностью напомнить, что …

• We cannot accept your point of view for the following reasons… Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам…

• We think/believe … Мы считаем, что …

• We have (no) difficulty in… Мы (не) испытываем трудности в…

• We have to admit that… Необходимо признать, что…

• We find (consider) it necessary (important, reasonable) to note … Считаем необходимым (важным, целесообразным) отметить …

• We wish to bring to you notice that / We would like to note that / We would like to note that … Обращаем ваше внимание на тот факт, что …

• We would welcome the opportunity… Мы были бы рады иметь возможность…

• You state (write, are writing) in your letter that … В Вашем письме Вы заявляете, что …

• AAMOF As A Matter Of Fact в сущности

• AFAIK As far as I know насколько я знаю
• BTW By The Way кстати

• CU see you увидимся

• F2F face to face наедине

• FOAF Friend of a Friend из третьих рук

• FYA For Your Amusement к вашей радости

• FYI For Your Information к вашему сведению

• HSIK How Should I Know? понятия не имею

• IMO In My Opinion по моему мнению
• IMHO In My Humble (Honest) Opinion по моему скромному мнению
• IOW In Other Words иными словами

• IWBNI It Would Be Nice If хорошо бы

• KIS Keep It Simple говори проще

• NRN No Reply Needed ответ необязателен

• OS Operating system операционная система

• OTL Over The Line сверх положенного

• OTOH On The Other Hand с другой стороны

• R Received получено

• TFS Thanks For Sharing спасибо за ссылку

• TIA Thanks in Advance заранее благодарен

• WOBTAM Waste of Bloody Time and Money потеря времени и денег

• WRT With Respect To с уважением к

Dear Partners,

Thank you for your email. I am out of office until Monday, March 25th. I do apologize for any inconvenience.

Best regards, Nina Simone

delovaja_perepiska.txt · Последние изменения: 2018/01/25 12:34 (внешнее изменение)

wiki.dieg.info

Деловое письмо на английском, виды деловых писем с примерами и переводом

Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.

Основные виды официальных писем

Официальные письма могут быть разных видов:

• Деловое письмо;
• Письмо-запрос информации;
• Письмо-жалоба;
• Письмо-заявление о приеме на работе;
• Письмо-жалоба;
• Письмо-извинение.

Структура делового письма

 Имя и адрес отправителя

Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

• имя руководителя;
• его должность;
• название компании отправителя;
• номер дома, улица;
•  город, почтовый индекс;
• страна.

Пример:

Mr Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”
154  Sadovaya St

Moscow 123456

Russia

Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией».

Дата

Дата располагается  под реквизитами,  отступ  три строки. Вариантов написания даты несколько:

• July 28, 2017;
•  July 28th, 2017;
• 28 July, 2017;
•  28th July, 2017.

 Адрес получателя

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

• полное имя получателя;
• должность;
• название компании;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна.

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение:

• Mr. (мистер, господин),
• Dr. (доктор),
• Ms. (мисс, для незамужней женщины),
• Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs Jennifer Grey

editor publishing company “GoodBook”

25 Downing St

London SW1A 2AB

United Kingdom

Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение к адресату письма

• Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear…»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer  Grey.
• Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
• В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
• Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие:  Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”, или

Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures» — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются  все документы,  прилагаемые к основному письму. Например:

Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Enc, a copy of the license.

Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем

Структура письма	Речевые модели
1.     Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner)	Dear Sir or Madam  — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине)
2.     В первом  абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!)	I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить…. I have read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитал/нашел Ваше объявление в…и хотел бы… I am interested in… — Меня интересует… I would like to know more details about… — Я бы хотел узнать больше деталей о… I would like to ask further information about/concerning… — Я бы хотел узнать/спросить дополнительную информацию о/информацию относящуюся… I would like to ask if/when/why/where… — Я бы хотел спросить, возможно ли, если/когда/почему/где… I look forward to your answer/ to hearing from you. – Жду с нетерпением Вашего ответа…
3.     Конец письма в соответствующей форме:
Если письмо начинается Dear Sir or Madam, то письмо нужно закончить фразой	Yours faithfully,… — искренне Ваш, с уважением…
Если письмо начинается Dear Mr/Mrs Wilson, тогда письмо  заканчивается	Yours sincerely,… — искренне Ваш, с уважением…

Samples of business/formal letters

Примеры деловых официальных писем

Letter of enquiry (письмо-запрос)

1.Dear Sir/Madam,

2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.

I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.

I look forward to your answer.

3.Yours faithfully,

Ann Rudova

Дорогой Сэр/Мадам

Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы  английского языка для повышения своего уровня.

Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах  оплаты и требованиях для зачисления.

С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Анна Рудова

 

Dear Mr. Stevens,

Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.

Sincerely yours,

Brian Warner

Уважаемый мистер Стивенс,

Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку   она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должностью Я буду благодарен Вам за помощь.

Искренне Ваш,

Брайан Уорнер

Letter of complaint (письмо-жалоба)

Dear Mr. Olsen,

I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.

As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.

Yours sincerely,

Bill Berry

Уважаемый Мистер Олсен,

Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».

Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С не терпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Билл Бэрри

Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:

•         I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…
•          In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…
•          There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.
•          The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.
•          It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.
•          The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.
•          Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…
•         The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.
•          The price was expensive enough. – Цена была завышена.
•         It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…
•          In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…
•          I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…

Letter of application

(Письмо-заявление)

Dear Sir or Madam,

I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».

I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.

I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Jane Morrison

Уважаемый Сэр/Мадам,

Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление  на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».

Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.

Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Джейн Моррисон

Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:

• I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…
• I am writing in connection with… — Я пишу в связи…
• I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…
• I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…
• I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…
• My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…
• As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…
• I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…
• I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.
• I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.

Деловое рекомендательное письмо на английском языке

В рекомендательных письмах содержится информация о рабочих умениях,  навыках, знаниях, опыте, заслугах рекомендуемого человека и оценка его работы предыдущим руководителем.

Дополнительные речевые модели для рекомендательных писем:

• I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
• …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад  сделать это.
• …distinguished himself / herself … показал себя как…
• His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
• He/she is а  creative person… Он/она креативная личность…
• His / her excellent  capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
• While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
• His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
• The only weak spot  that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
• I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
• I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.

Деловое поздравительное письмо

Цель поздравительного делового письма —  официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Это письмо может быть короче, чем официальное деловое письмо, но иметь более эмоциональную окраску.

Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:

• Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
• In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season!  — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник   … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
• Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! —  С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)

Во вступлении к сопроводительному письму рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.

В основной части письма говорится о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента, содержится информация о резюме, сопровождающем письмо. Изъявите желание прийти на собеседование, по возможности в удобное для работодателя или его представителя время, а также  о надежде на положительное решение в сторону претендента. В заключительной части поблагодарите за прочтение письма.

Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:

• I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
• Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
• I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
•  I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
• Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Деловое пригласительное письмо

В деловом мире  встречи с партнерами являются частичным залогом успеха, поэтому правильное оформление приглашений является очень важным. При составлении приглашения обратите внимание, чтобы имя партнера было указано полностью. Приглашение должно быть кратким, уместно использование юмора, и конечно же, время отправки приглашения!

Фразы для приглашения:

• You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
• Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Ответ на деловое письмо на английском языке

Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.

Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:

• Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
• We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
• We shall be pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить (выслать )Вам…
• Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Вывод

Официальное письмо состоит из следующих частей:

Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.

Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.

В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).

Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.

Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.

План письма

Вступление Абзац 1: приветствие и вступительное слово, цель письма

Основная часть Абзацы 2-3: раскрытие содержание письма

Заключение Абзац 4: заключительное слово, ожидаемый результат

 

Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.

Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.

Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является эффективным инструментом в бизнесе, который может не только помочь в заключении различного рода сделок, при приеме на работу и т.д., но и испортить впечатление об отправителе, что не гарантирует ему успех в достижении цели.

Загрузка…

engfairy.com

Деловая переписка на английском. Советы эксперта.

Мы живем в век информационных технологий, поэтому вся наша жизнь так или иначе связана с компьютерной техникой, Интернетом. Например, вряд ли найдется фирма, сотрудники которой не ведут электронную переписку с другими организациями. Если ваша компания имеет партнеров за рубежом, то ее работники должны владеть правилами написания делового письма (на родном языке и на иностранном), которые включают не только использование специфической лексики, стиля, но и определенный формат, которого следует придерживаться.

Итак, давайте посмотрим, как следует писать деловое письмо (business letter). Как правило, в официальном письме выделяют три блока:

— Вступление/ Introduction

В этой части письма формулируется цель его написания.

— Основная часть письма/ Body of the letter

В среднем, это два-четыре абзаца, в которых автор письма информирует получателя, задает ему вопросы, отвечает на вопросы получателя, содержащиеся в предыдущем письме.

— Заключительная часть/ Conclusion

В этой части письма содержится информация о последующих действиях получателя, предложенных отправителем, информация о будущих контактах.

 

АДРЕСАТ/ ADDRESSEE

 

Текст начинается с обращения к адресату (addressee).

Отправитель может знать имя получателя письма, в этом случае обращение может выглядеть следующим образом:

Dear Mr. Robinson,

Dear Mrs. Seefob,

Dear Ms. Ching,

Dear Prof. Chensky,

После имени получателя ставится запятая.

Если вы не знаете имя получателя, начните письмо с одной их следующих фраз:

To whom it may concern,

Dear Sir,

Dear Madam,

Dear Sir/Madam,

 

В этом случае также ставится запятая.

Если ваш адресат – коллективное лицо, то обращение выглядит следующим образом:

Dear all,

Dear Colleagues,

Dear Marketing Team,

 

ТЕЛО ПИСЬМА/ BODY OF THE LETTER

 

Основанная часть письма может включать элементы официального стиля (formal style), стилистически нейтральный словарь и профессиональную лексику. Также следует обратить внимание на клише, которые традиционно используются в деловой переписке.

Очень важно помнить, что в официальных письмах не допускаются сокращения типа:

Don’t – do not, isn’t – is not won’t – will not haven’t – have not и т.д.

ВСТУПИТЕЛЬНЫЙ АБЗАЦ /OPENING PARAGRAPH

Вступительный абзац предполагает указание цели написания письма, в нем также может быть выражена благодарность за полученное ранее письмо или какие-либо действия адресата. Можно воспользоваться следующими клише:

I am writing to … — Я пишу, чтобы…

I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…

Thank you for contacting us… — Благодарим Вас за то, что написали нам…

Thank you for your letter dated… — Благодарю Вас за письмо от (дата)…

With reference to your e-mail… — В ответ на Ваше электронное письмо…

This is to confirm that…— Настоящим подтверждаем, что

 

БЛАГОПРИЯТНЫЕ ИЗВЕСТИЯ/ GOOD NEWS

 

Если вам необходимо сообщить адресату какую-либо положительную информацию, воспользуйтесь следующими фразами:

We are delighted to confirm…— Нам очень приятно подтвердить…

We are pleased to tell you… — Нам приятно сообщить Вам…
You will be happy to know… — Вам будет приятно узнать…

НЕГАТИВНЫЕ НОВОСТИ/ BAD NEWS

 

Информация негативного характера вводится предельно корректно:

We regret to inform you… — Мы с сожалением сообщаем Вам…

I am sorry, but… — Приношу свои извинения, но…

I am sorry to say that… — С сожалением сообщаю Вам, что…

I am afraid that we will not be able to…— Я боюсь, что мы не сможем…

ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ/ REQUESTING INFORMATION

Если вам требуется определённая информация от адресата, вы можете запросить ее таким образом:

We would appreciate it, if you could… — Мы были бы Вам признательны, если бы Вы могли…
Could you…? – Не могли бы Вы…?

Please let us know…— Пожалуйста, сообщите нам… 

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПОМОЩИ/ OFFERING HELP

В некоторых случаях вам приходится предлагать свою помощь адресату. Для этого можно воспользоваться следующими клише:

We would be happy to help you with… — Мы были бы рады помочь Вам с…
Would you like us to…? – Не хотели бы Вы, чтобы…?

ИЗВИНЕНИЯ/ SAYING SORRY

 

В определенных ситуациях отправителю письма приходится приносить извинения:

We must apologize for… — Мы должны извиниться за…

We deeply regret that… — Мы глубоко сожалеем, что…

We apologize for any inconvenience… — Мы приносим извинения за какие-либо неудобства…
Please accept my sincere apologies for… — Пожалуйста, примите мои самые искренние извинения за…

ПРИКРЕПЛЕННЫЕ ФАЙЛЫ/ ATTACHING FILES

Деловая корреспонденция предполагает не только отправление самого письма, но и текстовых или иных файлов, которые прикрепляются к письму, о чем следует сообщить в тексте письма:

Please find attached the files… — Ниже прилагаются файлы…, Смотрите в приложении…

I am attaching the following files… — Направляю Вам файлы…, К настоящему прилагается…  

ЗАКЛЮЧЕНИЕ/ CLOSING REMARKS

 

Изложив всю необходимую информацию, вы должны перейти к заключительной части письма, сформулировав ваши дальнейшие контакты с адресатом:

Do not hesitate to contact us if you require any further… — Свяжитесь с нами незамедлительно, если Вам необходимы дальнейшие…

If you have any questions, please feel free to contact us… — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь к нам.

Thank you for your help. – Благодарим Вас за помощь.

I look forward to hearing from you. – С нетерпением жду от Вас сообщений.

We look forward to seeing/meeting you. – Мы с нетерпением ждем встречи с Вами.

ПОДПИСЬ/ SIGNATURE LINE

 

Подписывая текст письма, укажите свое имя, желательно его полную форму. Также необходимо указать должность и контактную информацию. Фразу «Yours sincerely» («Sincerely») следует писать в том случае, если в начале письма вы указали имя адресата.

В остальных случаях выбор клишированной фразы определяется характером ваших отношений с адресатом. В таблице представлены три группы клише – от официального стиля до полуофициального и неофициального:

Type	Formal	Semi-formal	Informal
Business	With gratitude, Kindest regards, Sincerely, Thank you, Regards,	Best, Yours truly, Cordially, Yours respectfully, Wishing you well,	Thanks, Regards, Best wishes, Take care, Until next time,

Ниже выбранной вами фразы пишется имя и должность отправителя. Например,

Sincerely,

Angela Dooning
Administrative Assistant

Вот пример официального письма, написанного в соответствии с требованиями к деловому письму:

 

Мы надеемся, что рекомендации по написанию делового письма и примеры, иллюстрирующие эти правила, окажутся полезными и вы непременно воспользуетесь ими.

lingua-airlines.ru

No related posts.