Деловая переписка на английском: Фразы для деловой переписки на английском языке — КФС Отзывы — Корректор функционального состояния.Центр Регион

Содержание

Фразы для деловой переписки на английском языке

Сегодня деловая переписка на английском языке уже не является чем-то экстраординарным. Но несмотря на это, многие все еще сталкиваются с рядом вопросов при написании писем. Данная статья поможет вам окончательно разобраться в этом вопросе и запомнить необходимые фразы.

Приветствие

Начинать переписку с партнером или коллегой нужно с приветствия. Выбор правильных фраз в этой части зависит от того, насколько формальны ваши отношения с адресатом.

Формальный язык

To Whom It May Concern — Для предъявления по месту требования (начинайте письмо с данной фразы в том случае, если вы не знаете имени или конкретного человека, которому пишете. Чаще всего используется, когда вы пишете первое письмо с запросом в общественную организацию).

Dear Sir/Madam — Уважаемый/ая сэр/ мадам (приветствие чаще всего используется, если вы знаете должность адресата, но не его имя).

Dear Mr./Ms./Mrs. Johns

— Уважаемый/ая мистер/мисс/миссис Джонс (используется в случае, когда вы знаете имя человека, которому адресуете письмо (обращение Mrs. в данном случае считается более устаревшим)).

Dear Xu Kim — Уважаемый Ксю Ким (начинайте вступление с полного имени, если не знаете пол адресата).

Менее формальный язык

Dear colleagues/Gentlemen — Дорогие коллеги/господа (такое обращение используется при написании письма сразу нескольким людям).

Dear Frank/Kate — Дорогой/ая Фрэнк/Кейт (менее формальное общение. Используется чаще всего, когда вы уже неоднократно переписывались с партнером/коллегой).

Начало переписки

Начало бизнес переписки на английском зависит от того, является ли ваше письмо первым контактом с данным человеком или нет.

Если вы уже общались с адресатом, письмо можно начать, используя одну из следующих фраз:

I am writing regarding your inquiry about …/ our phone conversation … — Обращаюсь к Вам с письмом в связи с Вашим запросом … / с нашим телефонным звонком…
In reply to your request … — В ответ на Ваш запрос…
I received your address from (name) and would like to … — Я получил Ваши контакты от (Имя) и хотел бы…
Thank you for contacting us — Спасибо, что связались с нами
With reference to your letter of 15 May, I … — Ссылаясь на Ваше письмо от 15 мая,…

With reference to our telephone conversation yesterday … — Ссылаясь на наш вчерашний телефонный разговор
Thank you for your letter — Спасибо за Ваше письмо
Further to our meeting last week … — В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе
It was a pleasure meeting you in … last month. — Было очень приятно встретить Вас в… в прошлом месяце
After having seen your advertisement in … , I would like … — Я увидел Вашу рекламу в… и хотел бы
After having received your contact information from … , I … — Я получил Ваши контактные данные от… и хотел бы…

В случае, если вы пишите письмо впервые, начать переписку можно с помощью таких фраз, как:

I am (we are) writing to inform you that …/ confirm …/ enquire about …/ complain about … — Я пишу с тем, чтобы проинформировать/подтвердить…/ сделать запрос…/ пожаловаться на…
I am contacting you for the following reason… — Я пишу вам по следующей причине…
I recently heard about … and would like to … — Я недавно услышал о… и хотел бы…

Запрос/Просьба

За вступительной частью письма может следовать просьба, сделать которую вежливой поможет использование модальных глаголов.

Например:

We would appreciate it if you would … — Мы были бы благодарны, если бы Вы…
I would be grateful if you could … — Я бы был признателен если бы Вы смогли…

Could you please send me … — Не могли бы Вы прислать мне…
Could you possibly tell us/ let us have … — Не могли бы Вы сообщить нам / предоставить нам…
It would be helpful if you could send us …— Было бы очень полезно, если бы Вы смогли прислать нам…
In addition, I would like to receive … — В дополнение я бы хотел получить…
Would (will) you kindly/please… — Были бы Вы так добры/ Не могли бы Вы, пожалуйста…
We should be obliged if you could (would)… — Мы бы были Вам признательны, если бы Вы…
We should be glad if you would… — Мы были бы рады, если бы Вы смогли…
We trust you will… — Мы верим, что вы…
Please let me know… — Пожалуйста, дайте мне знать о…
We kindly ask you to send us… — Мы бы хотели попросить Вас выслать нам…
Please take notice that… — Пожалуйста, имейте в виду, что…
We request to pay… — Мы просим оплатить…
We ask you to wire us… —Мы просим Вас перевести нам…
Please indicate your post-code and telephone number — Пожалуйста, укажите ваш почтовый индекс и номер телефона
Please take all necessary measures for… — Пожалуйста, предпримите все необходимые меры…
Please do your best to bring this matter to a fast positive end. — Пожалуйста, приложите все Ваши усилия, чтобы обеспечить позитивное решение данного вопроса

Please send is urgently … in accordance with our contract. — Пожалуйста, вышлите нам срочно… в соответствии с нашими контактами…
I wonder if you would do me a favour… — Меня интересует, не могли бы Вы сделать мне одолжение…
It will be appreciated if you will please… — Я буду очень благодарен, если Вы…
I wonder if you could help me to… — Меня интересует, не могли бы Вы мне помочь…
We will appreciate your informing us of your decision concerning… — Мы были бы благодарны, если бы Вы смогли проинформировать нам о Вашем решении по поводу…
We ask you for some additional information… — Мы просим Вас выслать дополнительную информацию о…
We would very much appreciate hearing from you so that we may… — Мы были бы очень признательны узнать, что мы можем…
I would appreciate very much if you send me, according to clause 5 of the agreement… — Я был бы очень признателен, если бы Вы выслали мне в соответствии с 5 пунктом соглашения….
We would kindly request to provide us with… — Мы просим Вас предоставить нам…

Жалобы

Кроме просьбы, письмо может содержать жалобы. Несмотря на то, что вы собираетесь показать свое недовольство или отрицательное отношение к ситуации, в данной части письма также используйте вежливое обращение, стараясь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.

Так, можно написать:

I am writing to express my dissatisfaction with … — Я пишу, чтобы выразить свою неудовлетворенность по поводу…
I am writing to complain about … — Я пишу, чтобы пожаловаться….

Хорошие новости

Если вы желаете выразить признательность или радость по отношению к какому-либо событию, которое уже произошло или произойдет в ближайшее время, используйте следующие фразы:

I take pleasure of… — Я с удовольствием….
I am pleased to send you a copy of… — Я рад выслать вам копию…
I shall be happy to discuss with you… — Я был бы рад обсудить с Вами
We were very pleased to hear that you have decided to undertake… — Мы были очень рады услышать, что вы решили предпринять…

We are pleased to learn from your letter that you have decided to… — Мы рады узнать из Вашего письма, что Вы решили…
We are most pleased that you want to buy… — Мы очень довольны, что вы решили приобрести…
I was delighted to hear the news that… — Я был рад услышать новости о…
It would be truly wonderful to… — Это было бы по-настоящему прекрасно…
We are glad to say that we can reserve for you… — Мы рады сообщить Вам, что можем зарезервировать для Вас…
We appreciate your attitude. — Мы ценим Ваше отношение.
We are pleased to announce that … — Мы рады сообщить, что…
I am delighted to inform you that … — Я рад проинформировать Вас о…
You will be pleased to learn that … — Вам будет приятно узнать, что…

Плохие новости

Если ваше письмо содержит нежелательные для адресата новости, лучше указать их во втором или третьем абзаце. В этом случае также лучше не использовать слова с ненужным эмоциональным окрасом.

Начать данную часть можно со слов:

We regret to inform you that … — Мы вынуждены сообщить Вам, что…
I’m afraid it would not be possible to … — Я боюсь, что это будет невозможным…
Unfortunately, we are unable to … — Ксожалению, мы не можем…
After careful consideration we have decided … — После детального рассмотрения мы решили…

This sets up a chain involving several complications. — Это влечет за собой ряд сложностей.
I am most disturbed that you will not be able to… Я обеспокоен, что Вы не сможете…
We are not happy about the terms you suggested. — Нас не удовлетворяют предложенные Вами условия.
I am disappointed about this fact and hope that you can help me to clear out this very strange situation. — Я обеспокоен этой странной ситуацией и надеюсь, Вы поможете мне ее разъяснить.
This is, I am sure you will agree, not a good way to conduct business. — Я уверен Вы согласитесь, что данная модель ведения бизнеса неприемлема.
I am afraid that we must cancel the agreement as… Я боюсь, мы вынуждены аннулировать соглашение, так как…

Заключительная часть

Заканчивать деловую переписку на английском лучше всего, используя фразы с запросом к действию. Кроме того, старайтесь делать двойной отступ между заключительной частью и концовкой письма.

Примеры фраз:

Please find enclosed (for letters) — К письму прилагается (для писем)
Please find attached (for emails) — Пожалуйста, найдите во вложении. (для электронных писем)
If you require more information, please let us know. — Если Вам необходимо больше информации, пожалуйста, сообщите нам об этом.
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами, если Вам нужна дальнейшая помощь.
I am looking forward to hearing from you soon. — С нетерпением жду Вашего ответа.
We are looking forward to meeting you on 21 January. — С нетерпением ждем встречи с Вами 21 января.
We would appreciate your reply at your earliest convenience. —Мы будем признательны за Вам ответ при первой возможности.
We take this opportunity of thanking you for your assistance. — Мы пользуемся данной возможностью, чтобы поблагодарить Вас за Вашу помощь.
Awaiting your further commands. — Ждем Ваших дальнейших указаний.
With many thanks for your interest in this matter, I remain…— С большой благодарностью к проявленному Вами интересу к данному делу, я остаюсь…
We look forward with interest to our continued cooperative efforts… — Жду с нетерпением наших дальнейших совместных дейтсвий….
I sincerely appreciate your patience and continued interest… — Я искренне признателен за проявленное Вами спокойствие и долгий интерес…

Завершение письма

Завершение письма должно соответствовать вступительной части и общей тональности текста.

Формальный язык

Your sincerely/ Sincerely yours/ Respectfully — Искренне Ваш (используйте данные фразы, если вo вступительной части указывали Dear Sir/Madam или To Whom It May Concern).

Sincerely — С уважением (данная фраза соответствует вступлению Dear с указанием имени адресата).

Менее формальный язык

Kind regards/ Warm regards/ Regards/ Best wishes — С наилучшими пожеланиями (менее формальные фразы, которые также уместны для деловой переписки).

Держа в голове данные фразы для ведения деловой переписки на английском языке, вы без труда сможете составить письмо иностранному коллеге на любую из интересующих вас тем. Узнать больше нюансов о бизнес переписке можно на курсах обучения в Wall Street English.

Деловая переписка на английском языке: пример, образец, шаблон

Английский язык давно стал неотъемлемой частью нашей жизни. Этот международный язык, или лингва франка, как его также называют, нужен для поступления в заграничные университеты, во время командировок в другие страны, на отдыхе и, конечно, на рабочем месте. “Рабочее” общение с иностранными коллегами и партнерами может быть устным (например, по телефону) и письменным (например, по электронной почте). Если с устным общением все более-менее ясно, то деловая переписка на английском имеет ряд специфических особенностей. Каких именно? Давайте разбираться вместе!

Ключевое отличие деловой переписки от других способов коммуникации заключается в том, что она носит формальный, то есть официальный, характер. Деловые письма выдержаны в строгом стиле и заметно отличаются от дружеской переписки. Ниже мы обозначим некоторые моменты, которые важно учитывать при написании бизнес-писем.

Краткость – сестра таланта

Главная функция деловой переписки – информативная. Это значит, что ваша цель – четко, емко и сжато изложить все необходимые факты, ни на йоту не отклоняясь от главной темы письма.

Ничего личного!

Все деловые письма носят безличностный характер. Ни в коем случае нельзя задавать вопросов, которые не имеют непосредственного отношения к работе. Если вы лично не знакомы со своим иностранным партнером (или же начали сотрудничать с ним совсем недавно), будет крайне неуместно спрашивать его про то, как он провел выходные, есть ли у него жена и чем он занимается в свободное время.

Шутки в сторону

Юмор – табу. Старайтесь быть максимально выдержанным и серьезным. Не всегда то, что хорошо во время общения с приятелями и родственниками, подходит для более серьезных ситуаций.

Скажите “НЕТ” эмоциональности

Деловой этикет не предполагает излишней экспрессивности. Избегайте восклицательных знаков, сравнений и прочих средств речевой выразительности. Чем проще – тем лучше. Не стремитесь к украшательству! Особенно это касается тех случаев, если ваш уровень владения английским далек от совершенства.

Грамматика, орфография и пунктуация

Семь раз отмерь – один раз отрежь. Это же правило действует и здесь. Прежде чем отправить письмо, проверьте его на наличие ошибок. Это очень важный момент. Вы можете быть очень талантливым специалистом в своей сфере, но, если вы пишете с ошибками на английском, это все равно будет красноречиво говорить о вашей некомпетентности.

Не изобретайте велосипед

Формальные письма – царство клише. В деловой переписке постоянно используются устойчивые слова и фразы. Не пытайтесь быть оригинальными, пишите в наиболее подходящем для таких писем формате.

Четкая структура.

Все деловые письма на английском языке имеют четкую структуру. Пожалуй, это самый главный пункт. Предлагаем вам подробнее рассмотреть, из каких частей состоит идеальное бизнес-письмо на английском.

Деловое письмо на английском языке: структура, готовые фразы и примеры

Начнем с того, что существует два основных типа писем. Во-первых, это уже не пользующиеся популярностью “живые” письма, которые посылаются адресату по почте. Во-вторых, это более привычные нам электронные письма, или emails. Рассмотрим каждый тип деловой корреспонденции.

“Обыкновенное” письмо

1. Информация об отправителе

Типичное официально-деловое письмо начинается именно с указания данных о его отправителе. Если письмо отправляете вы, то в правом верхнем углу листа укажите:

Свою фамилию и имя (в любом порядке)
Занимаемую должность
Название организации, в которой вы работаете
Номер вашего дома и улицу (или адрес вашего офиса)
Город и почтовый индекс
Страну

Например:

2. Дата

После указания страны в предыдущем разделе, сделайте отступ в три строки и напишите дату. В английском языке существует несколько способов обозначения дат, и все из них являются верными:

September 23, 2018;
23 September, 2018;
23^thSeptember, 2018;
September 23^th, 2018;
23Sept. 2018;

Обратите внимание на последний вариант, где используется сокращение Sept. Если вы отдадите предпочтению этому способу указания дат, выучите сокращения для всех месяцев:

Соединяем 1 и 2 пункты:

Небольшое замечание: для обозначения дат лучше не использовать цифры. Это связано с тем, что в Европе и Америке могут по-разному интерпретировать вашу запись:

10.2018 – 11 октября 2018 (Европа и Великобритания)
10.2018 – 10 ноября 2018 (Америка)

3. Информация о получателе

Настало время переместиться из левого угла в правый. Здесь вам необходимо указать реквизиты получателя. Следуйте плану:

Обращение, имя и фамилия.

Если вы адресуете письмо мужчине, то используйте обращение Mr., женщине – Mrs. (обращение к замужней женщине) или Ms (обращение к незамужней женщине). В связи с ожесточенными дискуссиями на тему равенства полов многие предпочитают применять Ms. в качестве универсального обращения к любой женщине, не зависимо от ее семейного положения.

Занимаемая должность
Название компании, в которой работает ваш адресат
Номер дома и улица
Город и почтовый индекс
Страна

Приведем пример:

Mr. John Campbell
PR manager
Castrol Ltd.
99 Downs Road
Bristol BS6 0YW
United Kingdom

Фраза–приветствие

При выборе приветствия важно учитывать, насколько хорошо вы знакомы с адресатом. Для формального приветствия лица, чью фамилию вы знаете, используйте фразу:

Dear Ms. / Mr. + фамилия

Если фамилия вам неизвестна, то вы можете написать:

Dear Sir/ Madam или To Whom It May Concern

Более того, существует вариант обращения по должности:

Dear Mr. President

Если вы давно знакомы с этим человеком, допустим вариант, когда после Dear идет имя собеседника:

Dear Alice,

Обратите внимание, что после приветственной фразы ставится запятая. Например:

Dear Mr. Campbell,

I am writing to you…

Но, если вы пишете письмо коллеге из США или Канады, будет целесообразнее поставить двоеточие:

Dear Mr. Campbell:

I am writing to you…

4. Тело письма

Тело письма (то есть его основная часть) также состоит из нескольких пунктов. Как правило, оно включает в себя три части: вступительное предложение, информационное “ядро” и определенный призыв к действию.

Первое предложение обычно носит вводный характер. В нем мы начинаем отвечать на вопрос: “А зачем было написано это письмо?” Другими словами, здесь мы раскрываем цель нашего письма, будь то жалоба, извинение, выражение признательности, запрос определенной информации и так далее.

Приведем примеры вводных фраз (постарайтесь их выучить!):

После того, как мы кратко изложили цель письма, переходим к сути дела – информационному “ядру”. Здесь мы раскрываем все подробности, описываем те или иные детали, даем объяснения, задаем вопросы и так далее.

Проиллюстрируем это на примере:

Dear Ms. Crossley, (приветствие)

I am writing with regard to the advertisement in the May issue of Career magazine, and I would like to apply for the full-time position of Translator (вступительное предложение).

И, наконец, третья часть. Чаще всего она представляет собой некий посыл, просьбу или призыв к действию. Например:

Теперь, когда вы примерно понимаете, что такое тело письма, мы бы хотели рассказать о некоторых нюансах, которые также стоит знать. Итак, наши лайфхаки:

Откажитесь от сокращений. Никаких “don’t”, “isn’t” и так далее.
Следите за грамматикой. Используйте максимально вежливые формы. Например, вместо “Can you, please?” лучше употреблять “Could you, please?”.
Не забывайте о Linking words –словах-связках. Они делают нашу речь более структурированной, четкой и красиво оформленной. Советуем выучить следующие варианты:

Применяйте устоявшиеся клишированные фразы для выражения своей точки зрения

5. Заключение

В конце письма мы обычно выражаем благодарность или надежду на скорый ответ, желаем всего наилучшего, приглашаем к сотрудничеству и так далее. Как вы уже, наверное, догадались, все эти фразы также являются устоявшимися:

6. Подпись

Логическое завершение любого письма – подпись. Здесь есть следующие варианты:

В обращении (в начале письма) вы указали фамилию адресата. →

Yours sincerely,
John Braun

В обращении (в начале письма) вы не указали фамилию адресата→

Yours faithfully,
John Braun.

Вы достаточно хорошо знаете своего адресата, общаетесь с ним давно и можете позволить себе менее официальную формулировку →

Best wishes / Kind regards / Best Regards,

Например:

Best wishes,
John Braun

Приведем пример полноценного делового письма на английском:

Электронное письмо

На самом деле структура любых деловых писем очень похожа. Однако стоит выделить несколько ключевых моментов, которые характерны только для формата электронных писем:

В электронных письмах нужно указывать тему письма

Это очень важный аспект, который необходимо тщательно продумать. Тема письма должна быть связана с его содержанием. Увидев ее, ваш адресат должен уже примерно понять, о чем дальше пойдет речь. Постарайтесь сделать тему максимально краткой и емкой. Также будет невежливо проигнорировать этот пункт и не заполнить тему вообще.

В электронном письме не нужно указывать реквизиты отправителя и получателя.
Приветствие, тело письма и заключение ничем не отличаются от тех же разделов в “обыкновенном” бумажном письме(см.выше).
В электронных письмах часто встречаются аббревиатуры.

Какие именно? Например, PTO – paid time off (отпуск), SOB –start of business day (начало рабочего дня), FYI – for your information (для вашего сведения) и так далее. Главное – никогда не используйте подобные сокращения не в электронных письмах.

Изучите пример делового электронного письма:

Надеемся, что теперь вы поняли, как нужно вести деловую переписку на английском языке. Осталось лишь ответить на один вопрос: “Что делать, чтобы научиться писать такие письма?” Дадим пару рекомендаций!

1. “Подтяните” грамматику

Для того чтобы ваши письма звучали убедительно, освойте все основные времена, изучите, почему и в которых случаях употребляются артикли и прочие, кажущиеся незначительными, однако, невероятно важные аспекты. Особое внимание необходимо уделить на модальные глаголы, условные и каузативные конструкции – они часто встречаются в официально-деловых документах.

2. Расширьте свой словарный запас

Для свободного выражения своих мыслей, необходимо знать соответствующие слова. Иначе, на написание одного короткого письмеца вы потратите целый день. Неинтересная перспектива, правда?

3. Пользуйтесь качественными англо-английскими словарями

Если вы владеете английским на достаточно хорошем уровне, попробуйте отказаться от англо-русских словарей. Еще один момент: если вы проверяете слово в словаре, смотрите, какая пометка там стоит. Во многих изданиях указывается, какой является эта лексическая единица–formal(“официально-деловой”), neutral (нейтральной) или informal(разговорной). При написании деловых писем вас должны интересовать фразы с пометкой formal или neutral.

4. Читайте больше бизнес-литературы

Чтобы вам было проще запомнить устоявшиеся выражения, читайте больше литературы по этой теме. Да, это немного скучно, зато полезно. Вы сами заметите, что перестанете долго думать над тем, как же сформулировать свои мысли.

5. Заведите словарик с полезными клише

Не всегда получается запомнить все фразы наизусть. Чтобы не совершить много досадных ошибок, выпишите самые полезные выражения и слова и всегда имейте их под рукой на своем рабочем месте.

6. Находите время для практики

Чтобы поднатореть в написании писем, нужно написать много писем. Можете придумать себе виртуального адресата из Лондона/Нью-Йорка и вести с ним одностороннюю деловую переписку. Поверьте, если вы составите 15-20 деловых писем у себя дома, вам станет гораздо проще и быстрее писать их и на рабочем месте!

Если вы все еще испытываете трудности при написании бизнес-писем на английском, не беда! Записывайтесь на занятия в Wall Street English! Наши опытные преподаватели восполнят ваши пробелы и научат вас общаться и вести полноценную переписку на языке Шекспира! Главное – не сдавайтесь, пробуйте и старайтесь. Мы уверены, что при желании любой человек может отлично овладеть английским!

фразы и советы / Блог компании Нетология / Хабр

Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского, специально для блога Нетологии поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе.

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.

Этикет

Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.

1. Четко укажите тему письма (Subject).

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет: «Idea».

Да: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017».

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да: «Dear», «Hello», «Hi».

3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Английский язык — универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.

Китай, Япония, арабские страны

При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:

Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.

США

Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с

would, could, might

, тем лучше.

Африка, Южная Америка

Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.

Языковые принципы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

Сокращайте

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

Нет

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

В русском языке все просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Уберите предлоги там, где это возможно

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо

The meeting on December 1 about the marketing strategy

→ «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите

The December 1 Marketing strategy meeting

→ «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.

Избегайте восклицательных знаков

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

Ограничьтесь пятью предложениями

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Откажитесь от страдательного залога

Нет

The information was sentme by Peter

→ Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Yes

. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Поставьте дедлайн

Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Структура письма

Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:

Приветствие.
Сообщение.
Закрытие.
Прощание.
Подпись.

Рассмотрим стандартные фразы для каждой части.

Приветствие

Используйте слова

Dear, Hello, Greetings

(если вы еще не знакомы с собеседником) и

(ближе к неформальному).

Сообщение

Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.

Как открыть сообщение

Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.

Формально	Полуформально	Нейтрально
I am writing to… Пишу, чтобы…	Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, …	Thank you for your mail… Спасибо за письмо…
In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом…	This is to… Это письмо, чтобы…	Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно…
We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …	I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас…	In reply to your mail … В ответ на ваше письмо…
I am writing with regard to… Пишу насчет…		Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от …
Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)…
With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что …
I am writing to enquire about… /in connection with…/to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить…

Как уточнить дедлайн

Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:

Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET

→ Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.

Как просить и давать детали

Даем детали:

Формально	Нейтрально
We would also like to inform you… Мы так же хотели бы сообщить вам о…	I’ll keep you in the loop. Я буду держать вас в курсе.
In answer to your question (enquiry) about… В ответ на ваш вопрос (запрос) о…	I’ll keep you posted. Я буду держать вас в курсе.
	I will include you in the loop. Я включу вас в переписку.
	Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Просим детали:

Формально	Нейтрально
I would be grateful if you could… Я был бы признателен вам, если бы вы могли…	For further details… Более подробно/для более подробной информации…
Could you possibly explain… Не могли бы вы объяснить…	I do not fully understand what… Я не до конца понял, что…
Could you please let me know… Не могли бы вы мне сообщить…	I also wonder if… Меня также интересует, если…
Please could you send me… Не могли бы вы выслать мне…

Как сообщить о проблеме

1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:

Flagging you about the issue on…

→ Указывая вам на проблему с…

With this letter, I want to flag one problem to you…

→ Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…

2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side — «с моей/нашей/твоей стороны».

3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround — выход из ситуации, обходное решение.

Как поставить коллег в копию

Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу

Cc me

, где

выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку

. От слова

образуется причастие

cc’ed

— обратите внимание на написание. Фраза

I was cc’ed

переводится как «Меня поставили в копию».

2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread — Добавляю (имя) в разговор.

3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? — @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?

Как принести извинения

Формально	Нейтрально
We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…	Unfortunately… К сожалению…
I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но…	I am afraid that… Боюсь, что…
Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…	I would be glad / delighted to/happy to… Я был бы рад /Я был бы счастлив…
I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…	I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра.
I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства.	Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.
	We apologize for… Мы извиняемся за…
	I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что…

Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:

Формально	Нейтрально
If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…	If you have any questions, please don’t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.
We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…	Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.	How about I come and help you out? Может я приду и помогу?
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.
Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.
Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь…

Просим помощи:

Формально	Нейтрально
Could you please… (for me)? Не могли бы вы…	Can I ask you to…? Могу я вас попросить? Could I ask you a favor? Могу я попросить вас об одолжении?
Could you possibly…? Не могли бы вы…	Please let me know… Пожалуйста, сообщите…
I would appreciate… Я был бы очень признателен	Would you mind…? Могли бы вы…
I was wondering if you could come. Скажите, могли бы вы прийти.	Could you do me a favor? Можете оказать мне услугу?

Переговоры

Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.

Выражаем удовлетворение:

Формально	Нейтрально
We were very pleased to… Нам было очень приятно…	We are delighted that… Мы очень рады, что…
Your help is highly appreciated… Мы будем очень признательны…	I am pleased to… Рад (что-то сделать)…
	I will be happy to discuss with you… Буду рад обсудить с вами…
	We are glad/happy to inform you… Мы рады/счастливы сообщить…

Предлагаем:

Формально	Нейтрально
We’d like to propose that… Я бы хотел предложить…	We propose / suggest… Я предлагаю…
	Maybe it would be better to… Возможно, было бы лучше…
	May we offer an alternative? Мы можем предложить альтернативу?

Соглашаемся:

I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
You have a strong point there. → Здесь вы правы.
I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…
I don’t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Не соглашаемся:

Формально	Нейтрально
I’d have to disagree with you there. Вынужден с вами не согласиться здесь.	From my perspective… С моей точки зрения…
	I’m afraid that doesn’t work for me. Я боюсь, мне это не подходит.

Приглашаем:

Формально	Нейтрально
We’d be glad to have you accompany us. Мы были бы рады, если бы вы к нам присоединились.	I’d like to invite you to… Я бы хотел вас пригласить…
	Would you like to join us for (event) at (time)? Не хотите ли присоединиться к нам на (событие) в (время).

Выражаем недовольство:

Формально	Нейтрально
I am writing to express my dissatisfaction with… Я пишу, чтобы выразить свое неудовольствие…	I’m sorry to say that you’re… Вынужден сообщить, что вы…
I was not completely satisfied with… Я не совсем доволен…	I hope you won’t mind me saying that… Надеюсь, вас не обидят мои слова о том, что…

Как приложить к письму дополнительные материалы

Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:

Please find attached → К настоящему письму прилагается.
You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении…
I am enclosing… → Я прикладываю…
I forward to you… → Я пересылаю вам…
We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
Attached you will find… → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.

Формально	Нейтрально
I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа	Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа
I look forward to your reply. Жду вашего ответа	Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.	Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.	Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь.	Thank you for your help. Спасибо за помощь.
Thank you in advance! Заранее благодарю.	Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства!

Как разобраться в аббревиатурах

Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:

EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
PTO (paid time off) → отпуск.
OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
POC (point of contact) → контактное лицо.
FYI (for your information) → для вашей информации.
AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
BTW (By The Way) →кстати.
CU (see you) → увидимся
F2F (face to face) → наедине.
IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

Прощание

Для прощания используйте фразы:

best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours

(формально).

Подпись

Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.

Шаблоны

Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.

Объявление о продвижении по службеSubject Line: Firstname Lastname — New Position

I am pleased to announce the promotion of [Firstname Lastname] from [Old Position] to [New Position]. [Firstname] has been with [Name of Company] for [X years] and has worked in [insert Names of Departments/Positions]. S/he will be gaining these new responsibilities [list].

[Firstname] attended [Name of University] and came to [Name of Company] after graduation.
During her/his tenure here, [Firstname] has implemented protocols which have improved efficiency in the [Name of departments] and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating [Firstname] on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Имя, фамилия — новая должность

Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название). (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела).

(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента), и часто получал признание за свои достижения.

Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).

С уважением,
Имя
Должность

Поздравление с новой должностьюSubject line: Congratulations on Your Promotion

Dear [Firstname],
Congratulations on your promotion to [insert Names of Departments/Positions]. I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title

Тема: Поздравляю с новой должностью

(Имя), поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела). Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для соискателя)Subject line: Welcome!

Dear

[Firstname]

I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Добро пожаловать!

(Имя), я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для коллег)

Dear Staff:

[Firstname, Lastname]

is joining our team on May 1.

[Firstname]

will work as a

[insert Names of Positions]

in the

[insert Names of Departments]

department.

So, if you see a new face on May 1, let [Firstname] know that you are excited about his/her joining our team.

[Firstname] has worked at two other [insert name] companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about [insert name].

[Firstname]’s Bachelor’s degree is from [University name] where he/she majored in [insert name].

[Firstname] has a passion for [insert name].

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for [Firstname].

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела).

Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя), что вы рады видеть его/ее в своей команде.

(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области).

(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета).

(Имя) увлекается (название).

Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя).

С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.

Уход из компании

Dear colleagues,

I’d like to let you know that I am leaving my position at

[insert name]

[date]

I have enjoyed my tenure at[insert name], and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at

[insert name]

Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address [insert email] or my cell phone [insert number]. You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It’s been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your [Firstname]

Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата).
Я был рад работать в (название компании), и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании).

Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты) или телефону (номер). Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы).
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.

С уважением,
Ваш (имя)

День Рождения

Если нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:

May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!

Перенос или отмена встречи/звонка

Hi everyone,

Due to

[name of a problem]

, the time of the

[name of a meeting]

has been changed from

[date]

[time]

[venue]

[date]

[time]

[venue]

If you have any questions, please feel free to contact me.

Best regards,

Name

Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи).
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя

Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to [date & time] at [venue]. I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения). Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность

Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте

https://www.thebalance.com

Работа с языком

Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?

Используйте толковые словари

Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.

Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн :https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

часть речи,
транскрипция с возможностью прослушать произношение,
определение,
примеры использования,
синонимы,
часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.

Проверяйте грамматику текста

Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру,

Grammarly

Заключение

Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:

Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
Нажмите Send!

От редакции

Курсы «Нетологии» по теме:

Деловая переписка на английском языке: фразы и советы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому всё, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

Нет

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нём ещё был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над новой партнёрской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

В русском языке всё просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке всё не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чём не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Если вам нужна обратная связь к определённой дате, укажите её в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Как вести деловую переписку на английском языке по электронной почте

В современном мире электронная почта уже не так популярна для личной переписки – эту нишу заняли социальные сети и мессенджеры. Однако для делового общения она используется по-прежнему широко и отступать не собирается. Из этой статьи вы узнаете основные особенности ведения деловой переписки на английском языке, из каких элементов состоит email, а также чего стоит избегать в деловом общении.

Содержание:

Два вида деловой переписки на английском языке

Кому вообще нужно уметь писать деловые письма на английском? Как правило, людям, которым это необходимо по работе. Предположим, вы устроились в некую компанию, в обязанности входит переписка на английском по разным рабочим вопросам. Все деловые письма можно условно разделить на две большие категории:

Письма в свободной форме.
Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

На мой взгляд, есть смысл научиться писать письма в свободной форме, а шаблонные письма проще изучить уже в процессе работы, потому что они везде разные и просто нет смысла пытаться выучить все шаблоны. Как правило, в каждом предприятии есть некое “устаканившееся” представление о том, как следует писать разные заявки-отчеты, даже поздравления, а в 90% случаев просто набор готовых бланков в формате doc или xls, в которых нужно только подставлять цифры и фамилии.

Из чего состоит электронное письмо на английском

Отправитель письма по-английски sender, получатель – recepient, технически электронное письмо состоит из нескольких элементов:

Subject – тема письма. Пишется коротко и понятно, например: Payment Confirmation – Подтверждение платежа. Если содержание письма привязано к дате, ее тоже стараются внести в тему: Farewell Party on April 21 – Прощальная вечеринка 12 апреля.
Body – тело письма, то есть содержание, сам текст. Подробнее рассмотрим ниже.
Attachment – вложение, приложенный файл. Старайтесь не делать вложения с тяжелыми файлами.
CC – копия письма. Если в поле “CC” добавить адрес, этот адресат тоже получит сообщение.
BCC – скрытая копия. Адресат, добавленный в поле “BCC”, получит сообщение, но другие получатели об этом не узнают.

Кстати, CC расшифровывается, как carbon copy – машинописная копия. На пишущих машинках, если нужно было сделать два одинаковых документа, под основной лист подкладывали копировальную бумагу (carbon paper) и второй лист. На выходе получалось два одинаковых документа. Экземпляр под копирку и назывался carbon copy.

Сокращения “CC” и “BCC” – привет из эпохи пишущих машинок
BCC расшифровывается, как blind carbon copy. На пишущих машинах иногда требовалось сделать два одинаковых документа, но для разных получателей. В таком случае документ делали полностью под копирку, но поле с именем получателя оставляли пустым. Его заполняли на каждой копии отдельно. Такая копия без имени и называлась blind carbon copy, буквально “слепая машинописная копия”.
Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?
Важный момент, который иногда упускают из виду. Иногда нужно продиктовать email устно, например, по телефону. Вот, что необходимо знать:
Символ ‘@’ читается как at, ни в коем случае не dog!
Точка в адресе электронной почте называется dot, а не point, full stop или period (о разнице между этими словами читайте здесь).
Символ ‘-‘ читается как hyphen, иногда не вполне корректно называют dash (dash – это тире, то есть более длинный вариант hyphen).
Символ ‘_’читается как underscore, реже: understrike, low dash, low line.
Примеры:
[email protected] – support at hotmail dot com
[email protected] – help hyphen me at gmail dot com (gmail читается как “джи мейл”, а не “гмейл”)
Как видите, слова в адресах читаются просто как слова, а не по буквам как бывает с именами и фамилиями. Однако если в email входят имена собственные, особенно с трудным написанием, или непонятные наборы букв, лучше читать их по буквам:
[email protected] – a l y o n u s h k a at nomail dot net
Я думаю, что если вы читаете статью о деловой переписке, английский алфавит вы точно знаете 🙂
Общеизвестные доменные зоны com, net, org читают как слово, не по буквам. Менее известные, например ru, обычно по буквам.
[email protected] – example underscore address at mail dot r u
Композиция текста email на английском языке
Электронное письмо длиннее, чем “text” (так обобщенно называют СМС и сообщения в мессенджерах, сам процесс переписки – texting) и содержит традиционные формулы вежливости, но не стоит ходить вокруг да около, выражайте мысль понятнее.
Основные элементы email:
Приветствие – может включать обращение по имени к адресату, если оно известно.
Вступление – если вы не знакомы с получателем письма, коротко представьтесь.
Цель сообщения – перейдите к делу и объясните, зачем обращаетесь.
Подробности – если необходимо, упомяните важные детали. Если подразумевается, что получатель письма должен, прочитав его, что-то сделать (выполнить указание, позвонить кому-то, ответить, переслать письмо и т. д.) напишите об этом вежливо, но недвусмысленно.
Подпись – письмо традиционно заканчивается какой-нибудь прощальной формулой вежливости, вашим именем, фамилией, иногда указанием места работы, адреса и номера телефона, если уместно.
Разберем подробнее приветствие и подпись – они пишутся шаблонно.
Варианты приветствия в электронном письме на английском
Чаще всего пишут просто “Hello + имя”:
Hello James,
Более формально:
Dear James,
“Dear” – это не “дорогой\дорогая”, как при обращению к мужу или жене, а аналог нашего “уважаемый”. Обратите внимание, что после “hello” или “dear” не ставится запятая. Если адресат неизвестен, например вы пишете в некий “HR department”, можно обратиться просто “Hello”, “Dear Colleagues” (если это коллеги), “Dear All” (группе коллег), “Dear HR department”.
Также есть общепринятые обращения к неизвестному мужчине или женщине: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam (если не знаете sir там или madam), To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Первые два нежелательны, так как вы можете случайно обратиться, неверно указав пол, вторые два используются, но считаются немного старомодными, очень формальными. По возможности лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделу\департаменту (Dear Marketing Department).
Нередко используется обращение по имени без “приветственного слова”, просто “James”. Так пишут знакомым коллегам (человеку за соседним столом) или когда это не первое письмо в переписке и нет смысла каждый раз здороваться.
Как завершить email
Письмо можно завершить, просто написав свое имя или имя и фамилию, но обычно перед этим добавляют какое-нибудь вежливое пожелание. Самое популярное:
Best regards! (или просто “Regards!”) – С наилучшими пожеланиями!
Kind regards! – то же самое.
Best wishes / Warm wishes – опять то же самое.
В некоторых пособиях упоминают также “Sincerely yours” или “Faithfully yours” (искренне ваш), но лично я таких подписей почти не видел, а от иностранцев слышал, что эти формулировки звучат не то чтобы смешно, но уж очень старомодно. Собственно, как и “искренне ваш” по-русски. Однако довольно часто в конце делового письма пишут просто “Sincerely”.
Полезные фразы для деловой переписки на английском
Помимо шаблонных приветствий и прощаний, есть еще несколько фраз, которые можно использовать в переписке.
I hope you are doing well – “надеюсь, у вас все хорошо”. Простой, правда заезженный способ начать письмо. Письменный аналог дежурной фразы “How are you?”. Более официальный вариант: I hope this email finds you well.
I just wanted to update you on… – “я просто хотел дополнить, что…” Хороший способ сообщить дополнительную информацию о том, что получателю уже известно.
I just wanted to let you know that… – “я просто хотел сообщить вам, что…” Аналогично предыдущему: дополняем уже известную информацию. Также можно использовать как универсальное вступление к короткому сообщению о каких-то важных фактах, деталях.
Please be informed / advised – “пожалуйста, примите к сведению”.
FYI – сокр. от For Your Information, что тоже можно приблизительно перевести, как “примите к сведению”. Сокращения уместно использовать между коллегами, общаясь по рутинным рабочим вопросам. Незнакомому человеку, клиенту так лучше не писать.
Please find (see) attached – буквально “найдите во вложении” (так, разумеется, никто по-русски не говорит). Так вы даете знать, что у письма есть вложение. Например: Please find attached the report – Доклад во вложении.
For futher details – “более подробно”, “за более подробной информацией”. Уместно в конце письма со ссылкой на контактное лицо: For futher details please contact my assistant – За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.
I look forward to your reply / hearing from you – “Жду (с нетерпением) вашего ответа”. Вежливый способ дать понять, что неплохо бы ответить на ваше письмо.
Thank you for your time – “Спасибо за то, что уделили мне время”. Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.
Образец делового письма на английском языке
Приведу несколько примеров письма, написанных с разной степенью формальности. В письме я сообщу адресату о том, что собрание в пятницу перенесено с 9:00 на 10:30. Тема у всех писем будет одинаковой: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.
1. Очень формально.
Dear Mr. Jefferson,
I hope this email finds you well. This is Sergey Nim from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions it has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.
Would you be so kind as to let me know if you will be able to attend it? Please accept my apologies for the inconvinience.
Sincerely,
Sergey Nim
Roga and Kopyta Inc.
Формальности этому письму придают:
Обращение Dear Mr. Jefferson.
Фраза I hope this email finds you well – более формальный вариант фразы I hope you are doing well.
Оборот would you be so kind as – не будете ли вы так любезны.
Извинение Please accept my apologies – пожалуйста, примите мои извинения.
Sincerely в конце письма, название компании.
2. Менее формально.
Hello Alex,
This is Sergey from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions the meeting has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.
Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience.
Best regards,
Sergey.
Формальность снижена за счет:
Более простого обращения, обращения по имени.
Sorry вместо “accept my apologies”.
Менее торжественного завершения письма: best regards.
Большинство деловых писем пишутся в таком тоне. Средневековые формулы вежливости по сути уже никому не нужны.
3. Неформально, но в рамках приличия деловой переписки, например знакомому коллеге.
Daniel,
I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I’m really sorry about that. Will you be able to attend it?
Sergey.
Коротко и по существу. У коллег, которых вы видите на работе каждый день, не обязательно интересоваться каждый раз в письме, как у них дела.
Общие советы по написанию деловых писем на английском языке
В завершение приведу несколько советов общего характера, которые не вписались ни в один из пунктов выше.
1. Излагайте в теме суть письма.
Тема должна быть предельно информативной и при этом краткой. Человек приходит в офис, открывает Outlook и видит 20 писем. Он быстро “сканирует” взглядом темы – уже на этом этапе ему должно быть ясно, зачем вы ему написали. Очень плохая идея писать темы ни о чем: “Please read it”, “Important”, “Hi”. Пишите конкретнее: “Booking Approval”, “Flight Delayed to 12:00 a.m.”, “Orientation at 9:00 on Tuesday”, “Schedule for May”.
2. Будьте вежливы.
В деловом общении вежливость – обязательна. Важно соблюдать этикет, писать “спасибо” и “пожалуйста”, иначе вы если не испортите отношения с людьми, то сделаете их чуточку более напряженными. В деловом мире напряженности и так хватает, лишняя не нужна.
Обратите внимание также, что в английском языке повелительное наклонение без “please” во многих случаях может быть расценено как приказ, особенно на письме, где , в отличие от устной речи, не отражается интонация.
Send me the annual report. – Пришли мне годовой отчет (приказ).
Please, send me the annual report. – Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).
Когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90% писем), принято делать это в рамках приличий, не переходя на деспотично-приказной тон.
3. Избегайте двусмысленности, будьте точны.
В деловой переписке не место остроумию, сарказму, особенно когда идет общение между людьми из разных стран. Деловой язык предельно стерилен, потому что всякие шутки юмора можно понять неправильно. Также не стоит долго ходить вокруг и около, ясно и конкретно излагайте суть сообщения.
4. Пишите кратко и просто. Не умничайте!
Старайтесь избегать длинных предложений, заковыристых формулировок. Пишете простыми словами без сложноподчиненных предложений с десятком придаточных. Чем сложнее вы пишете, тем с большей вероятностью наделаете ошибок и запутаете адресата.
Не пытайтесь показать, что знаете “умные” слова и фразы. Это ни к чему. Если вы употребите кучу умных слов правильно, прозвучит как-то высокомерно, если неправильно – смешно.
5. Если нужно, структурируйте письмо.
К примеру, нужно изложить список пожеланий к оформлению свадебного зала. Напишите их списком, а не слив в один абзац-простыню. Используйте нумерованный список или маркеры (точки).
6. Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.
Иногда бывают письма, прочитав которые не можешь понять, хотят ли от вас каких-то действий или просто ставят в известность? Если подразумевается, что прочитавший должен ответить, переслать письмо, встать и куда-то пойти и т. д., убедитесь, что в письме (в начале, в конце, в начале и конце) присутствует отчетливая формулировка, что нужно сделать.
7. Проверяйте письмо перед отправкой.
Написав сообщение, перечитайте его. Убедитесь, что письмо написано вежливо, без двусмысленностей, его суть отчетливо ясна. Ничего страшного, если текст будет неидеальным и вы засомневаетесь в какой-нибудь запятой. Писать на английском со стопроцентной грамотностью очень редко могут даже носители языка (как и на русском), но старайтесь не наделать хотя бы очевидных ошибок, опечаток.
8. Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.
Этот совет для тех, кому навык деловой переписки нужен для работы. В разных компаниях могут быть свои местные причуды насчет переписки. Например, где-то считается моветоном обращаться по имени, а где-то посмеются, если вы напишете “Dear Paul” вместо “Hi Paul”. Спросите у коллег, что и как у вас принято, почитайте их каждодневную переписку – это работает лучше всяких учебников по бизнес-английскому.
Здравствуйте! Меня зовут Сергей Ним, я автор этого сайта, а также книг, курсов, видеоуроков по английскому языку.
Друзья! Меня часто спрашивают, но я не занимаюсь сейчас репетиторством. Если вам нужен репетитор, я рекомендую зайти на этот чудесный сайт. Здесь вы найдете учителей носителей и не носителей языка👅 для любых целей и на любой карман😄 Я сам прошел там более 100 уроков, рекомендую попробовать и вам!
Вам письмо: 40 полезных фраз для деловой переписки на английском
Деловая переписка на английском требует особого внимания, в том числе и ко многим деталям. Мы собрали выражения, которые помогут начать письмо, проявить вежливость и структурировать изложить свою мысль.
Приветствие
• Dear Mr … – Уважаемый мистер …
• Dear Ms … – Уважаемая мисс …
• Dear Sir – обращение в случае, если вы не знаете имени адресата
• Dear Madam – обращение в случае, если вы не знаете имени адресата
• Dear Sir /Madam – обращение в случае, если вы не знаете имени и пола адресата
Начало
• I am writing to inform you that … – Я пишу, чтобы уведомить вас …
• I am writing to confirm … – Я пишу, чтобы подтвердить …
• I am writing to enquire about … – Я пишу, чтобы узнать о …
• I am contacting you for the following reason … – Я пишу вам по следующей причине…
• I received your address from (name) and would like to … – Ваш адрес мне дал (имя) и я хотел бы …
• With reference to your letter of 8 June, I … – Относительно вашего письма от 8 июня, я …
• Thank you for your letter. – Спасибо за ваше письмо.
• Thank you for contacting us. – Спасибо, что вы с нами связались.
• In reply to your request, … – В ответ на ваш запрос, …
• Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо касательно …
• With reference to our telephone conversation yesterday … – В связи/в контексте нашего вчерашнего разговора по телефону …
• Further to our meeting last week … – В продолжение нашей встречи, состоявшейся на прошлой неделе…
• It was a pleasure meeting you in … last month. – Для меня была большим удовольствием наша встреча в … в прошлом месяце.
Читайте еще: 43 полезных выражения для телефонных разговоров на английском
Запрос/просьба
• I would be grateful if you could … – Я был бы очень благодарен, если бы вы могли…
• Could you please send me … – Не могли бы вы прислать мне …
• I am interested in (obtaining / receiving) … – Я хотел бы получить …
• Could you possibly tell us / let us have … – Не могли бы вы сообщить нам…
• In addition, I would like to receive … – Кроме того, я хотел бы получить …
• It would be helpful if you could send us … – Было бы очень полезным, если бы вы могли прислать нам …
Сообщение
• We are pleased to announce that … – Мы с удовольствием сообщаем, что …
• I am delighted to inform you that … – Мне приятно сообщить вам, что …
• You will be pleased to learn that … – Вам будет приятно узнать, что …
• We regret to inform you that … – Мы с сожалением сообщаем …
• After careful consideration we have decided … – После тщательной оценки мы приняли решение …
• I’m afraid it would not be possible to … – Боюсь, это невозможно …
• Unfortunately we cannot / we are unable to … – К сожалению, мы не можем / мы не в состоянии …
Читайте еще: Hello, HR: 44 полезные фразы, чтобы написать сопроводительное письмо на английском языке
Жалобы
• I am writing to express my dissatisfaction with … – Я пишу, чтобы выразить свое неудовлетворение …
• I am writing to complain about … – Я пишу, чтобы пожаловаться …
Заключительная часть
• I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я был бы очень признателен за ваше неотложное внимание к этому делу.
• Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. – Если вам понадобится дополнительная информация, без сомнений связывайтесь со мной.
• If you require any further information, feel free to contact me. – Если Вам понадобится дополнительная информация, без сомнений связывайтесь со мной.
• I look forward to hearing from you. – Жду вашего ответа.
• Yours sincerely … – С уважением …
• Yours faithfully … – С уважением … (в том случае, если вам неизвестно имя адресата)
• Best regards … – С наилучшими пожеланиями …
По материалам Good Luck IELTS, Speakspeak.
Читайте еще: Small talk: 30 полезных фраз, чтобы начать разговор на английском
5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке 2018 года
Приветствие «Hey» звучит слишком неформально, а «Dear» — слишком официально? Начать электронное письмо правильно – непростая задача, особенно, когда письмо предназначено незнакомому человеку.
Если вы считаете, что правильно подобранное приветствие не столь значительно и этому вопросу нет необходимости уделять особое внимание, то отложите эти мысли на время. Фактически начало письма устанавливает последующий тон переписки. Кроме того, правильно подобранное приветствие также может оказать положительное первое впечатление на адресата и побудить продолжить прочтение письма.
Барбара Пачтер, эксперт по деловому этикету, считает, что многие люди обращают внимание на то, как к ним обращаются. Если приветствие оскорбляет чьи-то чувства — это, несомненно, повлияет на мнение о вас.
Лучший способ написания письма – придерживаться наиболее простых вариантов приветствия и прощания. Они зависят от получателя письма и, как правило, это человек малознакомый. Чтобы помочь вам определиться с наиболее подходящим вариантом приветствия мы подобрали лучшие приветствия деловой переписки 2018 года. Кроме того, мы добавили несколько вариантов, которых следует избегать.
Лучшие приветствия в деловых письмах
«Hi [Name], …»
Когда дело доходит до деловой переписки, приветствие «Hi [Name]» является одним из наиболее популярных и используемых в 2018 году. Эксперты считают, что это простой и эффективный способ обращения к кому-либо независимо от близости знакомства.
Хотя приветствие «Hi» и звучит довольно неформально — оно является одним из лучших приветствий для деловых писем. Добавив к этому приветствию фамилию человека, вы сможете сохранить формальный тон.
«Hi Mr. Houston, …»
Также такое приветствие – отличный выбор при отправке «холодных» сообщений, когда фамилия получателя не известна. Не стесняйтесь уточнить как именно получатель предпочитает, чтобы к нему обращались.
«Hello [Name], …»
Для желающих добавить более формальный тон существует отличная альтернатива: «Hello [Name]». Среди всех приветствий, это — золотая середина между приветствиями «Hi» и «Dear», обеспечивающая оптимальный баланс между профессионализмом и дружественным отношением.
«Dear [Name], …»
Приветствие «Dear» в деловых письмах используется уже на протяжении многих лет. Однако сегодня такое приветствие звучит достаточно старомодно. Использовать приветствие «Dear» при электронной переписке – не ошибка, но в определенных случаях такое приветствие может показаться слишком формальным.
Используйте такое приветствие в таких деловых документах как сопроводительное письмо, чтобы выразить свое уважение, профессионализм и вежливость. В таком случае после «Dear» можно использовать обращение (Mr., Ms.) и фамилию:
«Dear Mr. Houston, …»
Если вы не знаете пол получателя письма, то используйте полное имя без обращения:
«Dear Alex Houston, …»
Избегайте обращений, определяющих семейное положение – вместо «Mrs.» используйте «Ms.»
«Greetings, …»
Это отличная альтернатива приветствию «Hi [Name], …», если вы отправляете деловое письмо на общий почтовый ящик или не знаете, кто именно получатель. С другой стороны, мы рекомендуем приложить максимум усилий и узнать эту информацию.
«Hi, everyone …»
Если вы отправляете письмо группе людей — используйте это приветствие. Оно является одним из самых популярных деловых приветствий, используемых при отправке письма более чем одному получателю.
Избегайте таких приветствий как «All», поскольку такие приветствия звучат грубовато, или слишком подчеркивающих пол получателей («Ladies», «Gentlemen»).
Улучшите навыки деловой переписки – ознакомьтесь с одной из новейших статей «Как начать письмо и привлечь внимание».
Худшие примеры приветствий в деловых письмах
«Hey!»
Начинать письмо со слов «Hey!» или «Hey [Name], …» — отличный способ начала разговора с друзьями, но, когда дело касается деловой переписки, использование подобных приветствий является грубым и неуважительным. Такие приветствия выглядят особенно непрофессионально, если письмо отправляется незнакомому человеку.
«To whom it may concern, …»
Такое приветствие – худший пример, который только можно вообразить. Получив письмо с подобным приветствием, получатель может подумать: «Это письмо не мне». Также большинство людей могут принять подобные письма за рекламу и не открывать их.
Даже если вы не знаете, как зовут получателя письма, проводите некоторые исследования, чтобы узнать эту информацию. Например: вы подаете заявку на работу, но не знаете к кому лучше с ней обратиться. В таком случае лучше всего разузнать как зовут специалиста по подбору персонала в данной компании. Не получается ничего найти в Интернете? Просто позвоните в компанию и узнайте напрямую.
«[Misspelled Name], …»
Золотое правило делового общения: никогда не пишите имя или фамилию получателя письма с ошибками, поскольку это очень раздражает.
Чтобы избежать данной проблемы, всегда проверяйте правильность написания имени и фамилии адресата. Правильное написание имени и фамилии можно найти в подписи или строке «Кому». Также люди часто используют свои имя и фамилию в адресе электронной почты.
«Hi [Nickname], …»
Если вы провели исследование и узнали, как зовут получателя письма, например, Benjamin, то не стоит сокращать это имя до Ben. Использование уменьшительного имени может быть уместно только если вы уже знакомы с адресатом или же получили ответ с подписью «Best regards, Ben».
«Dear Sir/Madam, …»
Почему получатели ваших писем должны заинтересоваться ими, если вы не знаете кто они? Фактически подобное «Dear Sir/Madam» формальное приветствие демонстрирует, что вы не особо заинтересованы вашими получателями и, следовательно, не знаете об их потребностях и пожеланиях.
В завершении
Деловой язык постоянно меняется, пытаясь соответствовать современным тенденциям. Пока старомодное обращение «Dear» угасает, приветствия «Hi» и «Hello» набирают все большую популярность при деловой переписке. Поддерживайте профессионализм в деловом общении выбирая беспроигрышные варианты приветствий.
Не знаете, как быстро улучшить навыки владения английским языком? Подпишитесь на нашу рассылку и еженедельно получайте полезные советы по улучшению навыков на электронную почту.
5 простых советов для четкой профессиональной деловой переписки
Вы хотите быть уверенными в своем деловом письме?
Хотите отправлять профессиональные служебные записки, электронные письма и письма без ошибок?
Сделайте глубокий вдох и расслабьтесь, потому что у нас есть пять полезных советов, которые помогут вам лучше писать деловую переписку уже сегодня.
Почему так важно, чтобы ваша переписка была правильной?
Что ж, письмо остается на бумаге. И у вас, и у людей, которым вы писали, будет письменное доказательство того, что обсуждалось.Четкое написание также позволяет исключить недопонимание. И люди будут относиться к вам более серьезно, если вы пишете без ошибок и профессионально.
Писать по деловому делу — нелегкое дело, особенно если английский — не ваш родной язык. Вот почему мы собрали для вас эти полезные советы!
Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию.(Скачать)
Первый шаг, который вы должны сделать перед тем, как начать писать, — это выучить словарный запас, который вам нужно использовать. Для этого используйте FluentU .
Используйте FluentU, чтобы создать необходимую основу для того, чтобы начать писать и говорить, как профессионал в области делового английского. Попробуйте бесплатно и убедитесь в этом сами!
А теперь давайте взглянем на наши советы по профессиональной деловой переписке.
1. Подумайте о типе корреспонденции, которую вы должны писать
Проанализируйте ситуацию и подумайте, нужно ли вам написать записку, электронное письмо, служебную записку или письмо.
Банкноты
Вы можете написать записку, если вы спешите, и другому человеку (адресату) необходимо записать информацию как можно скорее. Телефонный звонок может не подойти, если вам нужно передать (отправить) очень подробную информацию, например адрес.
Вот пример записки, написанной в офисе коллеге:
Дайан,
Извините, нет времени говорить — встреча руководства начнется через 2 минуты. Не получается заставить работать проектор — не могли бы вы как можно скорее распечатать 10 раздаточных материалов моей презентации?
Спасибо, Анна.
В заметках можно использовать сокращения, неформальную пунктуацию (тире заменяет слова), так как заметки написаны в неформальном стиле. Обычно люди пишут заметки коллегам, которых они хорошо знают, поэтому заметки могут быть довольно дружественными и неформальными.
Электронная почта
В наши дни люди пишут много писем. Это удобный способ общения, потому что они быстрые, их можно отправлять или пересылать более чем одному человеку одновременно, а тон можно адаптировать (отрегулировать) к ситуации.
Электронная почта
— лучший выбор, чем заметки, если вы знаете, что читатель увидит их вовремя. Они также работают лучше, чем телефонные звонки, когда вам нужно отправить подробную информацию, которую другой человек может не вспомнить после телефонного разговора.
Заметки
Меморандумов пишутся внутри компаний для инструктирования сотрудников, объявления политик и делегирования (распределения) обязанностей. Их можно отправлять на бумаге, в виде вложений в электронные письма или даже в виде электронных писем.
Разница между электронными письмами и записками заключается в том, что записки обычно отправляются целой группе людей — всей команде или отделу.По этой причине записки обычно носят более формальный характер, чем электронные письма, но это во многом зависит от того, насколько близки люди в этой компании.
Письма
Деловые письма обычно отправляются от одной деловой организации к другой или в виде переписки между людьми, представляющими организации. Они, как правило, носят более формальный характер, чем другие формы общения, поскольку являются постоянным письменным документом.
Письма могут быть написаны с жалобами, извинениями, приглашением или по любой причине, связанной с бизнесом.Электронные письма также могут быть написаны в очень формальном стиле, но буквы все еще используются, потому что они могут восприниматься читателем более серьезно, чем любая другая форма общения.
При ответе на заметку, электронное письмо или письмо обычно следует использовать ту же форму связи, что и адресату.
У вас проблемы с английским во время деловых встреч?
Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?
Представьте себе… вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.
Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?
Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?
Это называется Creativa.
Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя с лучшей стороны на английском языке.
Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.
Creativa показывает вам, как именно это сделать, с реалистичными реконструкциями.
Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.
Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.
2. Будьте вежливы
Быть вежливым — значит выбрать правильный тон или правильный тон. Необязательно быть чрезмерно (слишком) формальным, чтобы быть вежливым. Когда пишешь, всегда помни о читателе.
Ваши отношения с получателем обычно определяют тон, который вы используете при письме.Если вы не уверены, лучше использовать нейтральный тон. Обычно лучше быть более формальным, чем неформальным, если вы не можете решить, какой тон использовать.
Вот несколько примеров неформального, нейтрального и формального тона:
Неофициальный: Извините, я не могу вам помочь.
Нейтрально: Боюсь, что ничем не могу вам помочь.
Официально: Я очень / глубоко сожалею, что не могу вам помочь.
Неофициальный: Надеюсь, моя идея вам понравится.
Нейтрально: Надеюсь, вы согласны с моим предложением.
Официально: Я надеюсь, что это предложение для вас приемлемо.
Неофициальный: Сделайте это как можно скорее.
Нейтраль: Пожалуйста, позаботьтесь об этом как можно скорее.
Официальный: Я надеюсь, что вы уделите этому вопросу свое срочное внимание.
То, как вы начинаете, задает тон всему остальному письму.(Дополнительные примеры формального и неформального языка можно найти на этой странице Технологического университета Сиднея.)
Начальные ноты
Заметки обычно адресованы одному человеку. Поскольку они очень короткие, можно просто начать с имени человека. Даже если заметки короткие, вы должны стараться всегда кратко указывать причину, по которой вы пишете (например, в примечании выше «Извините — нет времени говорить — собрание руководства начинается через 2 минуты».
В противном случае это может показаться властным тоном, и вы, вероятно, расстроите читателя и мало что сделаете.Кроме того, старайтесь писать аккуратным почерком, чтобы читатель понял ваше сообщение.
Начальные электронные письма, письма и служебные записки
Стандартное начало для электронных писем и заметок:
Кому:
Откуда:
Дата:
Тема:
Убедитесь, что вы включили краткую и полезную тему. Не написать письмо — признак неуважения, поскольку адресату, вероятно, нужно прочитать много писем. У вас также больше шансов получить ответ раньше, если вы привлечете внимание читателя с помощью хорошей темы.
Если вы пишете электронное письмо или письмо только одному человеку, вам нужно подумать о ваших отношениях с этим человеком, прежде чем вы начнете писать. Если вы называете друг друга по имени, вы можете начать с «Дорогой Джон».
Если вы хотите быть более формальным, вы можете использовать фамилию человека: «Уважаемый мистер Смит». Если вы не знаете, как зовут человека, у вас есть несколько вариантов:
Уважаемый господин — если вы знаете, что пишете мужчине,
Уважаемая госпожа — если вы знаете, что пишете женщине, и
Уважаемый господин или госпожа — если вы не знаете, пишете ли вы мужчине или женщине.
Если вы пишете записку для всей команды или отдела, вы можете использовать «Уважаемые все» или «Уважаемая команда».
3. Составьте хороший план и придерживайтесь его
Когда пишешь, у тебя есть время подумать. Когда вы говорите, у вас нет этой роскоши (комфорта). Убедитесь, что вы используете свое время с умом.
Подумайте об идеях, которые вам нужно включить, и решите, как их сгруппировать. Вы должны использовать четко разделенные абзацы для каждой основной идеи.
После того, как вы определились с основными идеями, убедитесь, что вы используете четкие предложения.Лучше иметь более короткие и четкие предложения, чем действительно длинные, которые адресат может не понять. Если вы не уверены в том, какой язык вам следует использовать, представьте, что читатель находится перед вами.
Особенно, если вы отвечаете на электронное письмо или письмо, убедитесь, что вы указали всю информацию, которую вас просили.
При переходе от одной идеи к другой используйте некоторые связывающие выражения, чтобы помочь читателю следовать логике ваших аргументов. Вот несколько примеров таких выражений:
Для перечисления идей: во-первых, во-вторых, не в последнюю очередь
Чтобы противопоставить идеи: но, с другой стороны, тем не менее
Чтобы выразить причину и следствие: следовательно, следовательно, как результат
4.Конец положительной ноте
Даже жалуясь, мыслите стратегически и всегда будьте вежливы. Если читатель обидится, вы, вероятно, не получите желаемого результата.
Вы должны завершить электронное письмо, памятку или письмо в зависимости от того, как вы его начали.
Если вы начали с неформального «Дорогой Джон», вы можете закончить с:
Best,
BW (что означает «наилучшие пожелания»; можно использовать сокращения в неформальной письменной форме),
и ваше имя.
Если вы сохранили свой тон нейтральный , вы должны закончить нейтрально:
С уважением,
С уважением,
, а затем ваше имя и должность.
Если ваш тон был достаточно официальным , концовка также должна быть формальной. Если вы начали со слов «Уважаемый сэр», «Уважаемая мадам» или «Уважаемый сэр или мадам», лучше всего закончить словами:
, за которым следует ваше имя и должность. Если вы начали со слов «Дорогой мистер Сэм».Смит », можно использовать:
.
, за которым следует ваше имя и должность.
5. Проверьте ошибки, а затем еще раз
Когда вы закончите писать, вычитайте свою работу несколько раз. Трудно одновременно обращать внимание на орфографические, лексические, грамматические и пунктуационные ошибки.
Орфографические ошибки могут произвести плохое впечатление, поэтому попробуйте использовать инструмент проверки орфографии, подобный этому, чтобы помочь вам отредактировать текст.
Грамматические ошибки также могут произвести на читателя плохое впечатление.Вот несколько распространенных грамматических ошибок, на которые следует обратить внимание.
«Ваш» путают с «вы»
Ваш — Определитель притяжения (указывает существительное), используется для описания чего-то, что принадлежит человеку, с которым вы ведете переписку.
Ваш клиент ждет.
You’re — Сокращение слова «вы есть».
Вы ценный клиент.
«Их» путают с «Их» и «Там»
Их — Притяжательный определитель, используемый для описания чего-то, что принадлежит людям, с которыми вы ведете переписку.
Их менеджер на встрече.
Там — Наречие, обозначающее «это место».
Вот — портативный компьютер, которым можно пользоваться.
Они — сокращение от «они есть».
Они отвечают за маркетинг.
«Его» перепутали с «Это»
Его — Притяжательный определитель, используемый для описания чего-то, что принадлежит объекту.
Компьютер не работает; требует замены жесткого диска .
Это — сокращение от «это».
Пора нам сказать им правду.
«Тогда» перепутали с «Чем»
Than — соединение, используемое при сравнении.
Мой обед был лучше , чем ваш.
Затем — Наречие, используется для определения местоположения действий во времени.
Нам потом заказали обед.
Написать на иностранном языке — нелегкая работа, особенно когда от этого зависит ваш бизнес. Но чем лучше вы напишете, тем лучше ваш читатель будет относиться к вам и вашим идеям. Так что используйте эти пять советов в своей следующей деловой переписке!
Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

И еще кое-что …
Если вам нравится изучать английский с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит посетить FluentU. FluentU позволяет учить английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным клипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:
Если вы хотите его посмотреть, возможно, он есть в приложении FluentU.
Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке.Есть интерактивные подписи. Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.
FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.
Например, нажав на слово «поиск», вы увидите следующее:
FluentU позволяет нажать, чтобы найти любое слово.
Выучите словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.
FluentU поможет вам быстро учиться с помощью полезных вопросов и множества примеров. Выучить больше.
Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете. Он рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов. У вас будет действительно индивидуальный опыт.
Начните использовать FluentU на веб-сайте со своего компьютера или планшета или, что еще лучше, загрузите приложение FluentU из iTunes или из магазина Google Play.

Если вам понравился этот пост, что-то подсказывает мне, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.
Испытайте погружение в английский онлайн!
Образцов деловых писем | Деловой английский
Здесь представлены образцы деловых писем и другой корреспонденции, которые вы можете копировать и изменять по своему усмотрению.
Эти образцы писем содержат полезную лексику, которую вы, возможно, захотите использовать в своей деловой переписке.Если вы решили скопировать и изменить любую из этих букв для собственного использования, убедитесь, что вы выбираете правильные слова. Этот глоссарий деловой переписки предлагает простые определения словаря, использованного в этих примерах.
Образец письма с запросом информации
Как попросить кого-нибудь прислать вам информацию.
Образец письма с информацией об отправке
Что говорить, когда вы отправляете информацию.
Образец письма с изменением информации
Когда человек или компания изменяют важную информацию, такую как адрес, цена или дата, необходимо отправить уважаемым клиентам письмо с новой информацией.Это письмо информирует клиентов об изменении цены.
Образец резюме или CV
Резюме (AmE) или CV (BrE) обычно запрашивается потенциальным работодателем как запись вашей квалификации и профессионального опыта. CV — это латинское слово curriculum vitae, означающее «жизненный путь».
Образец сопроводительного письма для резюме или CV
Обычно при подаче заявления о приеме на работу сопроводительное письмо (BrE) или сопроводительное письмо (AmE) отправляется вместе с резюме / CV.
Образец рекомендательного письма
Компании и другие организации часто просят рекомендательное письмо.Это ссылка на персонажа, написанная кем-то, например, бывшим работодателем, который лично знаком с предметом.
Образец заявления об увольнении
Хотя объяснять причину необязательно, это стандартная бизнес-процедура — отправка письменного уведомления вашему работодателю о том, что вы планируете уволиться с работы.
Образец уведомления об увольнении
По закону компании и другие организации обычно обязаны предоставлять сотрудникам письменное уведомление, информирующее их об увольнении. Это письмо обычно приводит причины увольнения и служит официальным извинением.Могут быть включены права сотрудников.
Образец письма-приглашения
В бизнесе часто бывает необходимо отправить приглашение человеку или группе с просьбой принять участие в специальном мероприятии.
Образец письма-прошения об оплате
Иногда необходимо напомнить клиентам, что они должны вам деньги!
Образец внутреннего меморандума
Меморандум иногда используется внутри компании, чтобы проинформировать о чем-то всю компанию или отдел. Это пример памятки, относящейся к рождественской вечеринке сотрудников.
Образец приветственного письма
Приветствовать новых сотрудников в компании — это обычная практика. Обычно это неофициальная записка с наилучшими пожеланиями и может содержать контактную информацию. Компании также могут отправлять приветственные письма другим компаниям, которые переезжают в общее офисное здание, или приглашенным докладчикам и деловым путешественникам.
деловых писем — написание | Деловой английский
Термин Деловое письмо некоторых людей заставляет нервничать.Многие люди, для которых английский является вторым языком, беспокоятся, что их письмо недостаточно развито для делового письма. Это не тот случай. Эффективное письмо в бизнесе состоит из коротких простых предложений и понятной лексики. Чем легче письмо читать, тем лучше. Вам нужно будет использовать плавные переходы, чтобы ваши предложения не казались слишком прерывистыми.
Приветствие
Прежде всего, убедитесь, что вы правильно написали имя получателя. Вы также должны подтвердить пол и надлежащее звание.Используйте Ms. для женщин и Mr. для мужчин. Используйте Mrs., если вы на 100% уверены, что женщина замужем. При менее формальных обстоятельствах или после длительного периода переписки может быть допустимо обращаться к человеку по его или ее имени. Если вы не знаете имени человека и не можете найти эту информацию, вы можете написать: «Для кого это может касаться». Обычно после приветствия ставится запятая (в Северной Америке двоеточие). Также можно вообще не использовать знаки препинания. Вот несколько распространенных способов обращения к получателю:
Уважаемый мистер Пауэлл,
Уважаемая г-жа Маккензи,
Уважаемый Фредерик Хэнсон:
Уважаемый главный редактор:
Уважаемый покупатель
Уважаемый сэр или госпожа:
Уважаемая госпожа
Уважаемый господин,
Уважаемые господа
Господа:
Первый абзац
В большинстве типов делового письма обычно используется дружеское приветствие в первом предложении письма.Вот несколько примеров:
Надеюсь, вы наслаждаетесь прекрасным летом.
Благодарю за любезное письмо от 5 января.
Сегодня я наткнулся на объявление вашей компании в The Star .
Приятно было встретиться с вами на конференции в этом месяце.
Спасибо за ваше терпение в ожидании ответа.
После короткого вступления в одно или два предложения изложите суть письма:
Я пишу, чтобы узнать…
Меня интересует объявление о вакансии на сайте вашей компании.
Мы хотели бы пригласить вас на обед только для подписчиков 5 апреля.
Второй и третий абзацы
Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно изложить основную мысль. Если вам достаточно одного абзаца, не пишите лишний абзац только для того, чтобы ваше письмо выглядело длиннее. Если вы включаете конфиденциальный материал, например, отклоняете предложение или информируете сотрудника о периоде увольнения, вставьте это предложение во второй абзац, а не начинайте с него.Вот несколько распространенных способов выразить неприятные факты:
С сожалением сообщаем вам …
С большой печалью мы …
После тщательного рассмотрения мы решили …
Заключительный абзац
Последний абзац должен включать запросы, напоминания и примечания к приложениям. При необходимости в этом абзаце также должны быть ваши контактные данные. Вот несколько общих фраз, используемых при закрытии делового письма:
Жду с нетерпением…
Пожалуйста, ответьте при первой возможности.
Напомню, следующее заседание совета директоров состоится 5 февраля.
Подробнее …
Если вам нужна дополнительная информация …
Спасибо, что приняли это во внимание.
Я признателен за любые отзывы, которые вы можете получить.
В комплекте вы найдете …
Не стесняйтесь обращаться ко мне по телефону или электронной почте.
Закрытие
Вот несколько распространенных способов закрыть письмо.Используйте запятую между закрытием и вашим именем, написанным от руки (или в электронном письме). Если вы не используете запятую или двоеточие в своем приветствии, опустите запятую после заключительной фразы:
С уважением,
С уважением,
С уважением,
С уважением
Спасибо,
С наилучшими пожеланиями
Всего наилучшего,
Удачи
С уважением,
Советы по написанию
Используйте разговорный тон.
Задавайте прямые вопросы.
Еще раз проверьте пол и написание имен.
По возможности используйте активный голос.
Используйте вежливые модальные окна ( будет вместо будет ).
Всегда называйте себя «Я».
Не используйте «мы», если не ясно, к кому относится это местоимение.
Перепишите любое предложение или просьбу, которая звучит расплывчато.
Не забудьте указать дату. День-Месяц-Год (05.07.20) является общепринятым во многих странах; однако, чтобы избежать путаницы, впишите МЕСЯЦ вместо чисел (например,г. 5 июля 2020 г. — или 5 июля 2020 г. для американского английского)
Коррекция деловых писем
фраз на английском языке для деловых писем и электронной почты — Espresso English

Курс делового английского
Вам сложно найти правильную фразу для использования в деловых письмах и электронных письмах? На сегодняшнем уроке вы выучите 30 фраз для деловой переписки.
Чтобы представить тему письма или электронного письма, вы можете сказать:
Я пишу по теме… [тема]
Я пишу, чтобы узнать о… [теме, по которой вы запрашиваете информацию]
Если это письмо или электронное письмо является ответом на предыдущую корреспонденцию, вы можете указать его:
Спасибо за ваше письмо / электронную почту.
По поводу вашего сообщения / запроса…
Со ссылкой на наш разговор / встречу на прошлой неделе / месяц…
Если вам потребовалось необычно много времени, чтобы ответить на предыдущую корреспонденцию, вы можете использовать одну из этих фраз:
Прошу прощения за задержку с ответом. (более официальный)
Прошу прощения, что так долго не ответил. (подробнее)
Может быть, в вашем письме или электронном письме содержатся хорошие или плохие новости.Вот несколько фраз для ознакомления с новостью:
Рад сообщить вам, что… [хорошие новости]
Мы рады сообщить вам, что… [хорошие новости]
Вам будет приятно узнать, что… [хорошие новости]
С сожалением сообщаю вам, что… [плохие новости]
Боюсь, что… [плохие новости]
К сожалению… [плохие новости]
Иногда нужно обратить особое внимание на определенный момент. Вы можете сделать это с помощью этих фраз:
Обратите внимание, что…
Обращаю ваше внимание на…
Подчеркну, что…
Если вы хотите спросить мнение или совет другого человека, вы можете сказать:
Как вы думаете, мы должны с этим справиться?
Я хочу услышать твои мысли.
Как вы думаете, что лучше всего продолжить?
Что бы вы посоветовали?
Если вы включаете дополнительную информацию в свое письмо или электронную почту, вы можете сообщить получателю:
Запрошенная информация прилагается / прилагается.
Пожалуйста, найдите вложенный / вложенный…
(используйте «вложенный» для писем и «вложенный» для электронной почты)
Чтобы выразить, что вам нужен быстрый ответ, используйте следующие фразы:
Буду признателен, если вы ответите при первой же возможности.
Это срочное дело.
Пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
В конце письма или электронного письма вы можете сослаться на будущий контакт:
Я с нетерпением жду вашего ответа.
Не стесняйтесь обращаться к нам снова, если вам понадобится дополнительная информация.
Дайте мне знать, если я могу вам чем-то еще помочь.
Если у вас возникнут вопросы, свяжитесь со мной.
Для делового письма / электронной почты существует множество возможных вариантов закрытия, но наиболее распространенными являются следующие:
С уважением,
С уважением, / С уважением,
Английский для деловой переписки — John’s Online English
Описание курса
Этот письменный курс улучшит ваш английский для ведения деловой переписки и, в конце концов, вы напишете то, что хотите писать в своих деловых письмах и электронных письмах.Мы не только будем писать, мы рассмотрим процесс написания, типы корреспонденции, способы ответа на электронные письма и письма, использование тона, типичные ошибки письма, а также ваши грамматические и письменные проблемы.
Тон может иметь значение. Это чувство, которое испытывают люди, читая ваши письма. Это важно, потому что вы не хотите обидеть или запутать читателя. Тон может варьироваться от прямого (выйдите и просто произнесите это) до косвенного (когда вы на него намекаете). Ваша прямая или косвенная позиция будет зависеть от того, с кем вы разговариваете или о чем пишете.То, как вы пишете своему боссу, менее прямой язык, отличается от того, как вы пишете коллеге или подчиненному, более прямым языком. Это тон.
Мы также проанализируем грамматику и структуру предложений в вашем письме, чтобы определить, над чем нужно работать. Мы сделаем это, посмотрев на предыдущие письменные примеры и письменные упражнения, выполненные для класса. Помимо вашей грамматики, мы рассмотрим распространенные ошибки, такие как: использование герундий и дополнительных инфинитивов; бегать по предложениям; фрагменты предложений; подлежащий глагол соглашение; и т.п.
Этот заочный курс также подготовит вас к написанию различных типов электронных писем и писем. К ним относятся запросы (задавайте вопросы читателю), просьбы (просите их что-то сделать), жалобы, хорошие новости, плохие новости и т. Д.
Мы рассмотрим процесс использования и организацию ваших писем и электронных писем. Процесс включает в себя обдумывание того, что вы напишете, а затем обрисовку идей в общих чертах. Мы будем использовать стандартную трехчастную организацию для написания.В первой части письма или электронного письма вы даете некоторую информацию о себе и своей организации (при необходимости) и о том, почему вы пишете. Следующая часть — это основная часть корреспонденции, в которой вы пишете или делаете то, что обещали сделать в первой части. Например: задавайте вопросы или дайте информацию. Последний раздел — это следующие шаги и вежливое окончание.
Для каждого раздела электронного письма или письма и для каждого типа письма мы рассмотрим несколько полезных фраз и предложений.Эти фразы можно использовать для начала переписки, для предоставления информации, для задания вопросов, для определения следующих шагов и для вежливого завершения электронного письма.
Будет много практического опыта в написании различных типов деловых писем и электронных писем, а также в ответах на разные типы корреспонденции. Конечным результатом будет то, что ваше письмо станет более ясным, его будет легче понять, ваши клиенты будут больше уважать ваши письма и электронные письма, и у вас будет меньше проблем с общением.Вы будете более уверены в собственном письме, и вам станет легче.
Чтобы узнать больше, заполните наш
Информационная форма
Деловая переписка на английском языке
Переписка сегодня — большая часть нашей жизни. Конечно, большую часть текста, который мы пишем каждый день, составляют короткие сообщения. Но старые добрые письма все еще существуют, только в цифровой форме. Проблема в том, что сегодня информации так много, что нам приходится ее фильтровать.
Сколько писем вы получаете каждый день? Сколько из них вы удалите? Ответ, наверное, «много» в обоих случаях.
Итак, как написать такое письмо, чтобы получатель прочитал его целиком и написал ответ?
Примечание: речь не идет о создании рекламы. Мы хотим объяснить, как составить деловое письмо, чтобы читатель быстро понял основную идею. Прочитав эту статью, вы сможете понять, какие неписаные правила существуют в корпоративной культуре крупных компаний.
В чем проблема? Просто пиши так, как говоришь!
Такой подход — дорога в ад, и вот почему.
Когда вы разговариваете с человеком напрямую, у вас есть больше, чем просто слова: вы используете мимику, тон голоса, паузы, жесты и, наконец, слова. Как это ни странно звучит, язык в списке стоит последним. Согласно исследованиям, только 7% всей информации передается через слова.Остальные 93% зависят от невербального общения.
Однако в письменной форме все, что у вас есть, — это ваш язык. Семантика английского языка (как и любого другого языка в этом отношении) далека от идеала: большинство слов неоднозначны, поэтому нам каждый раз приходится угадывать точное значение из контекста. В письменной речи «пространство для чтения между строк» больше, так как очень трудно понять сарказм и иронию в тексте. Знаки пунктуации могут немного помочь, но с ними также следует быть очень осторожными (о правилах использования запятых читайте здесь).
Следствие 1: письменный и устный языки — совершенно разные вещи.
Следствие 2: мы должны очень серьезно относиться к написанию электронной почты.
Что следует знать перед написанием электронного письма
Кто ваш получатель. Если вы пишете своему начальнику или кому-то, кого вы почти не знаете, ваше письмо должно быть официальным.Если получатель — ваш коллега, сообщение может быть более расслабленным. Также важно знать область знаний получателя, чтобы знать, какие слова и термины можно или нельзя использовать.
Почему вы пишете. Тема письма должна быть вам понятна. Вот как вы можете оставаться в нем.
Как написать хорошее деловое письмо
1.Всегда указывайте тему письма. Ваш получатель может быстро понять, интересно ему ваше письмо или нет. Убедитесь, что тема проста и понятна. Старайтесь не использовать более трех слов.
Примеры:
Встреча в пятницу;
Маркетинговый план;
Резерв столика.
2.Используйте приветствия. Также неплохо написать вежливое слово или задать вежливый вопрос. Когда вы пишете женщине, всегда используйте г-жа, независимо от того, замужем она или нет.
Примеры:
Уважаемый господин Алекс, надеюсь, с вами все хорошо!
Привет, Марк, как прошел твой отпуск?
Здравствуйте, мисс Анджела, я пишу вам, чтобы…
3.Опишите причину, по которой вы пишете.
Пример e
Приносим свои извинения за…;
Хочу уточнить, что…;
Убедительно просим…
Сообщаем вам, что…
4. Будьте краткими. Конечно, количество слов зависит от темы, но постарайтесь не пугать получателя объемом текста.Чем короче письмо, тем больше шансов, что оно будет прочитано.
5. Используйте включающие слова. Многие работодатели и топ-менеджеры не успевают писать письма. Вот почему они используют очень короткие, но очень содержательные слова и фразы. В их письмах много герундийных форм (предлагаю иметь). Если вы научитесь писать такие буквы, вы будете выглядеть очень профессионально. Мы придумали несколько примеров предложений с такими словами и без них.
Примеры:
Forefront. Эта цель должна быть в центре ваших мыслей / Эта цель должна быть самым важным, о чем нужно помнить прямо сейчас;
Выделите. Мы должны выделить это слово в тексте / Мы должны обратить внимание на это слово в тексте;
Обеспечить. Пожалуйста, убедитесь, что он получил сообщение / Пожалуйста, убедитесь, что он получил сообщение;
По поводу. Нам нужна точность относительно времени / Нам нужна точность относительно времени;
Благодарность. Он подтвердил получение письма, которое мы отправили / Он подтвердил, что он получил письмо, которое мы отправили.
6. Не используйте сокращения. Не забывай о серьезности. Используя , я вместо , я и , я не буду вместо , я не буду — это плохо. С другой стороны, говоря об отделах, не забывайте о. Например: Отдел продаж, Финансовый отдел., ИТ-отдел.
7. Используйте сокращения. Как это ни странно, использование как можно скорее (как можно скорее) заставляет вас выглядеть очень профессионально.
Примеры:
К вашему сведению — для вашей информации / действий. Используется, чтобы сообщить получателю, что это сообщение ему интересно, или попросить кого-то что-то сделать;
PFA — пожалуйста, найдите прикрепленным. Добавьте это, если хотите привлечь внимание к вложениям;
KPI — ключевой показатель эффективности. Этот индикатор показывает, сколько чего-то было достигнуто. Например, план продаж, количество выигранных дел;
EOY — конец года. Часто используется с KPI и годом. Например, количество проданных товаров в соотношении с поставками за январь-декабрь 2015 года может выглядеть следующим образом: 85% EOY 2015 .
COB / EOD — Закрытие рабочего дня / конец рабочего дня. Часто используется с крайним сроком. Например: крайний срок — эта пятница, COB . Это значит, что работу нужно выполнить до 6 р. м. (при работе до 6 часов вечера). Иногда вместо EOD используется COB. Оба они означают одно и то же.
8. Будьте осторожны с шутками. Лучше вообще их не использовать. Но если вы действительно этого хотите, убедитесь, что шутка не является оскорбительной или неуместной.
9.Используйте вложения. Диаграммы, таблицы, рисунки и т. Д. Всегда следует присылать как вложение, иначе будет сложно прочитать ваше письмо.
10. Используйте короткие предложения. Даже если вы хороший писатель, не показывайте это в деловом письме.
11. Используйте ввод. Абзацы делают информацию более систематизированной. Вы только посмотрите на этот текст!
12. Используйте полужирный шрифт. Будьте осторожны и помните: если весь текст выделен полужирным шрифтом, то ни один текст не будет полужирным.
13. Пишите письма после встреч. Чтобы подтвердить некоторые сделки, которые вы заключили во время встречи, напишите письмо, начиная с, чтобы подтвердить сегодняшнюю встречу / звонок / обсуждение. После этого назовите все полученные вами соглашения и напишите, дайте мне знать, если я что-то пропустил.
14. Используйте в конце вежливую фразу.
Примеры:
Спасибо, и я с нетерпением жду вашего ответа;
Заранее спасибо;
Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне;
15.Не забывайте про свою подпись.
Примеры:
С уважением;
С уважением;
С уважением.
Мы надеемся, что наши советы помогут вам установить новые продуктивные деловые связи. Наши опытные преподаватели научат вас писать хорошие деловые письма на нашем курсе делового английского!
Словарь и фразы, полезные для написания деловых писем
Деловое письмо, будь то письма или электронные письма, стало для большинства людей почти повседневной практикой.На этом листе представлен подробный список основной лексики и фраз, которые часто используются при написании деловых писем или деловых писем на английском языке. Это может стать ценной отправной точкой для студентов, которым необходимо ежедневно использовать английский язык для письменного делового общения. Если вы учитель, вам может пригодиться эта специфическая английская терминология и буквенный жаргон.
Часто эти выражения используются в очень специфических отраслях торговли, и, таким образом, основные словарные листы имеют большое значение, помогая как преподавателям, так и студентам информировать их формальные письменные выражения.
Открытие / Приветствие / Ответ
Господа
любезному вниманию
цель этого письма
информируем вас, что
в ответ на Ваше письмо
следуя вашим инструкциям
Окончание / Бесплатное закрытие
всегда к вашим услугам
жду ответа
с уважением
наши наилучшие пожелания
с нетерпением жду / с нетерпением жду скорейшего ответа
ждем Вашего любезного ответа
с нетерпением жду вашего ответа
остаемся
заранее благодарим
мы были бы признательны, если бы вы ответили на
будем признательны за ответ
С уважением / искренне (GB)
Запросы
по вашему запросу
по запросу
позвольте нам
пришлите нам
пришлите нам свои инструкции
не могли бы вы дать нам
дайте нам знать
вы заказали
вы запросили
вы нам прислали
Время
как можно скорее
в удобное время
при первой возможности
до согласованной даты
в свое время — в свое время
по прибытии товара
при доставке
при получении заказа
срочно
по письменному запросу
краткосрочные
опоздать
сообщить своевременно
с уведомлением за две недели
без задержки
до конца месяца
Отправить / получить / адрес / уведомить
внутренний адрес
внешний адрес
адрес отправителя
, чтобы уведомить заранее о
, чтобы сообщить кому-нибудь заранее
, чтобы добраться до пункта назначения
отправить под отдельной обложкой
подтверждаем получение
мы получили
мы отправили вам
без уведомления
Письмо
открытие письма — начало письма
Заголовок
— товарная позиция
тело письма
Корпус
— приложение
Циркулярное письмо
Претензия
— жалоба
сопроводительное письмо
из поступления заказа
далее к нашему письму — после нашего письма
для возврата письма отправителю
письмо осталось без ответа
Стоимость / оплата
в части оплаты
по счету
за ваш счет
за полцены
при частичной оплате
по предоплате
с предоплатой
цены растут
задолженность по платежам
на сумму
Товары / Предметы
товаров, перечисленных ниже
следующие предметы
товаров в наличии на нашем складе
товар не аналог
товар продан
товар прибыл в хорошем состоянии
сделать товар доступным
надеемся, товар скоро получим
извинения
мы еще раз извиняемся за
приносим свои извинения за
приносим свои извинения за задержку
приносим свои извинения за ошибку
извините за
с сожалением сообщаем вам
мы должны извиниться за
О чем-то или о ком-то
(действовать) от имени
насколько мне известно
согласно условиям
следующим образом
по недосмотру
настоящим
согласно — соответственно
в отсутствие
при условии — при условии, что
для обозначения
соответствует
соответствовать качеству — соответствовать качеству
принять к сведению
дело в ссылке
с / со ссылкой на
с комплиментами
, в пределах которых
Встречи / переговоры
собрание отменено
, чтобы записаться на прием
прекратить переговоры
Удовлетворение потребностей
при необходимости
для удовлетворения спроса
для удовлетворения требований заказчика
Внимание
наше самое лучшее внимание
уделить делу максимум внимания
Соглашение
по согласованию
согласиться с
Удовольствие
иметь удовольствие
быть в восторге
Продать / Заказать
продать по лучшему
будет переполнен заказами
заказ подлежит подтверждению
Решения
принять решение
договориться — договориться
Образцы
аналогично образцу — до образца
соответствуют образцу
представить образец
Другие полезные выражения
, чтобы иметь возможность
для авторизации на
характеризуется
быть уверенным в
интересоваться
быть готовым — быть готовым к
несет ответственность за
быть в затруднении
справится с конкуренцией
, чтобы иметь мощность до
в хорошем состоянии
в нашу пользу
к нашей взаимной выгоде
наше предложение еще открыто
(с) предельной осторожностью
без обязательств — без обязательств
.
No related posts.